Внимание! Ниже приведён перечень обязательной документации, которая должна постоянно находиться в архиве товарищества собственников жилья и быть доступна для контроля любому члену ТСЖ.

Учредительные документы

• Учредительный договор
• Устав ТСЖ (в актуальной редакции с отметкой налоговой)
• Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе
• Уведомление о возможности применения УСН (если применяется)
• Выписка из ЕГРЮЛ (не старше 6 месяцев)

Решения и протоколы органов управления

1. Общие собрания собственников помещений
   • извещения, повестки дня, регистрационные листы;
   • протоколы и приложения (кворум, счётные листы, бюллетени).
2. Протоколы правления ТСЖ
3. Приказы и решения председателя правления
4. Протоколы ревизионной комиссии/аудитора

Бухгалтерская и финансовая отчётность

• План счетов бухгалтерского учёта и рабочая документация к нему
• Годовая бухгалтерская отчётность (форма 1, 2, приложения, пояснительная записка)
• Расчёты с ресурсоснабжающими организациями
  • договоры и акты приёма-передачи;
  • ежемесячные акты сверки и платёжные поручения.
• Кассовые документы (приходно-кассовые ордера, РКО, ПКО)
• Заявки и счета-фактуры на закупку товаров/услуг

Договорная база

Все договоры подписываются в двух экземплярах, один из которых храниться в ТСЖ минимум 5 лет после окончания срока действия:

• договор управления многоквартирным домом (если управляющая компания привлечена);
• договоры с подрядчиками (уборка территории, вывоз мусора, текущий ремонт);
• договоры аренды нежилых помещений;
• договоры страхования общего имущества.

Техническая и правоустанавливающая документация на дом

1. Проектная документация (ПД, ПСД, заключения госэкспертизы);
2. Разрешение на ввод в эксплуатацию;
3. Технический паспорт БТИ (в электронном и/или бумажном виде);
4. Кадастровые паспорта на общее имущество;
5. Акты приёмки инженерных сетей.

Лицензии и разрешения

• Лицензия на эксплуатацию лифтов (при наличии)
• Разрешения на эксплуатацию газового оборудования
• Разрешения на эксплуатацию котельных, ИТП
• Заключения Ростехнадзора и МЧС

Личные дела собственников

Для каждого собственника (арендатора) заводится отдельная папка с:

• копиями правоустанавливающих документов (свидетельство, договор купли-продажи);
• договорами найма или безвозмездного пользования подвалами/чердаками;
• заявлениями, жалобами, перепиской;
• актуальными счетами за коммунальные услуги.

Журналы регистрации

1. Журнал учёта обращений граждан
2. Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции
3. Журнал выдачи ключей от подвалов/чердаков
4. Журнал учёта ремонтных работ

Подлинники и электронные копии

Для предотвращения «пропажи» важных документов (как, например, пропала папка «Документы» в Windows 11) рекомендуется:

• сканировать каждый бумажный документ с разрешением не менее 300 dpi и цветовой системой 24-bit (16,7 млн цветов);
• хранить резервные копии на внешнем защищённом диске и в облаке (OneDrive, Google Drive), при этом следить, чтобы бесплатный лимит 5 ГБ не был исчерпан;
• ежеквартально проверять целостность электронного архива и восстанавливать нумерацию файлов, если система сбросила расположение по умолчанию.

Сроки хранения

Контакты для обращений

• ФНС России (регистрация, отчётность):
  • Официальный сайт: https://www.nalog.gov.ru
  • Телефон: ###-###-####
• Росреестр (кадастровые вопросы):
  • Официальный сайт: https://rosreestr.gov.ru
  • Телефон: ###-###-####
• Минстрой РФ (разъяснения по ЖКХ):
  • Официальный сайт: https://minstroy.gov.ru
• Региональные жилищные инспекции – уточняйте по месту нахождения дома.
• Консультация юриста по ТСЖ: бесплатная линия «ЖКХ-Контроль» ###-###-####.

Полезный совет: храните документы в специализированном файловом сервере, настройте ежедневное резервное копирование и не забывайте обновлять антивирус — это избавит от ситуаций, когда «пропала папка Документы» или «не получается переименовать папку Документы в Documents».