Штатное расписание — это локальный акт работодателя, который в табличной форме фиксирует структуру, должностной состав и численность персонала ООО. Документ обязателен для любого общества с ограниченной ответственностью, независимо от масштабов и сферы деятельности.
Для чего нужно штатное расписание ООО
- Определяет штатную численность: сколько именно сотрудников и на каких должностях может работать в компании.
- Фиксирует структуру подразделений: отделы, службы, сектора и т.д.
- Служит основанием для начисления зарплаты: оклады, тарифные ставки и надбавки указываются именно здесь.
- Требуется при открытии расчётного счёта: большинство банков запрашивают копию штатного расписания.
- Необходимо при проверках трудовой инспекции и ФНС.
Как часто можно вносить изменения
Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в организации:
- Появляются новые подразделения или должности.
- Меняется численность персонала (увеличение или сокращение).
- Пересматриваются оклады и надбавки.
- Происходит реорганизация (слияние, присоединение);
Ограничений по количеству изменений закон не устанавливает. Главное — своевременно оформлять приказы и доводить сведения до бухгалтерии и отдела кадров.
Как внести изменения: пошаговая инструкция
Шаг 1. Подготовьте проект изменений
- Составьте новую редакцию таблицы (можно в Excel, Word, 1С).
- Укажите дату, с которой вступают в силу изменения.
Шаг 2. Утвердите проект у руководителя
В ООО единоличным исполнительным органом обычно является генеральный директор. Он подписывает приказ об утверждении новой редакции штатного расписания.
Шаг 3. Оформите приказ
Минимальные реквизиты приказа:
- номер и дата документа;
- наименование ООО;
- ссылка на Устав (пункт о компетенции директора);
- табличная часть нового штатного расписания;
- подпись директора и печать (если используется).
Шаг 4. Зарегистрируйте и ознакомьте сотрудников
Каждый новый сотрудник должен быть ознакомлен с штатным расписанием под роспись. При изменении окладов, подписывает соглашение о доплате или дополнительное соглашение к трудовому договору.
Единый образец штатного расписания ООО
| № п/п | Структурное подразделение | Должность | Кол-во ставок | Оклад, ₽ | Надбавка, ₽ | Фонд оплаты труда, ₽ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бухгалтерия | Главный бухгалтер | 1,0 | 120 000 | 20 000 | 140 000 |
| 2 | Отдел продаж | Менеджер по продажам | 3,0 | 70 000 | 10 000 | 240 000 |
| 3 | Склад | Кладовщик | 2,0 | 55 000 | — | 110 000 |
Выписка из штатного расписания: когда и кому нужна
Выписка — это краткая часть документа, содержащая сведения только по конкретному сотруднику. Потребуется при:
- оформлении визы или кредита (банки и консульства часто запрашивают);
- предоставлении в Пенсионный фонд или соцстрах;
- подтверждении занятости по определённой должности;
Формируется кадровым специалистом на фирменном бланке, заверяется подписью руководителя и печатью.
Ответственность за отсутствие штатного расписания
Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает штрафы:
- должностное лицо — от 1 000 до 5 000 ₽;
- ООО — от 30 000 до 50 000 ₽.
Повторное нарушение влечёт дисквалификацию директора на срок до 3 лет.
Контакты для консультаций и практической помощи
- Телеграм-канал «Кадры ООО» — ежедневные разборы приказов и шаблоны документов: t.me/ooo_kadry
- Юридическая компания «Бизнес-Кадры» — комплексное сопровождение, дистанционное оформление:
☎ 8 (800) -50-55-27 (бесплатно по РФ)
✉ help@bizkadry.ru - Консультации 1С-Кадры — помощь в автоматизации расчётов и печати штатного расписания:
☎ 8 (495) -80-12-34
✉ support@1c.ru - Региональные центры Минтруда — горячие линии для предпринимателей:
Москва: +7 (495) -23-10-20
Санкт-Петербург: +7 (812) -13-53-00
Екатеринбург: +7 (343) -11-72-82
Перед внесением изменений рекомендуем проверить текст Устава: в некоторых ООО компетенцию по утверждению штатного расписания передали общему собранию участников или совету директоров.
Дата актуализации: 24 марта 2026 г.