Председатель ТСЖ — центральная фигура в жизнедеятельности товарищества собственников жилья. От его грамотной организационной и документальной работы напрямую зависит бесперебойное обслуживание дома, своевременность платежей и правовая защита интересов жильцов. Ниже — подробный разбор всех ключевых документов, которые должен оформлять, вести и хранить председатель ТСЖ.

Учредительные документы ТСЖ

1.1 Устав ТСЖ

Содержание: цели и предмет деятельности, порядок приёма и исключения членов, права и обязанности участников, структура органов управления, порядок созыва общих собраний, источники формирования имущества и др.

• Кто подписывает: председатель и секретарь учредительного собрания.
• Где хранить: оригинал — в сейфе/металлическом шкафу, копии — электронный архив + по запросу членов ТСЖ.
• Срок хранения: бессрочно. При любом изменении устава оформляется решение общего собрания + регистрация в Росреестре.

1.2 Свидетельство о регистрации некоммерческой организации

Выдаётся ФНС после внесения записи в ЕГРЮЛ. Председатель обязан:

1. Получить оригинал (или доверенность на получение).
2. Сделать копии заверенные у нотариуса для банков и контрагентов.

Протоколы общих собраний членов ТСЖ

Какие собрания бывают:

• Учредительное, при создании ТСЖ.
• Годовое (очередное) — не позднее 4 месяцев после окончания финансового года.
• Внеочередное — по инициативе председателя, ревизионной комиссии или ≥10 % членов.

Минимальный состав протокола:

1. Дата, время, место проведения.
2. Список присутствующих (ф.и.о., доля в праве общей собственности, подписи).
3. Повестка дня.
4. По каждому вопросу — текст решения, количество голосов «за/против/воздержались».
5. Подписи председательствующего и секретаря собрания.

Срок хранения: не менее 6 лет с даты последнего собрания. Хранить в бумажном и сканированном виде (pdf, 300 dpi);

Договоры и финансово-хозяйственные документы

3.1 Договоры с управляющими компаниями, подрядчиками, поставщиками

• Договор управления многоквартирным домом (если ТСЖ заключает внешнюю УК).
• Договоры на обслуживание лифтов, ОДС, вывоз ТКО, поставку электроэнергии, водоснабжение.

Каждый договор должен содержать: предмет, сроки, цена, права-обязанности сторон, акты приёма-передачи. Председатель:

1. Подписывает от имени ТСЖ.
2. Регистрирует договор в журнале учета договоров (форма утверждается внутренним регламентом).
3. Хранит оригиналы в сейфе, копии в электронном виде.

3.2 Акты выполненных работ и услуг

Пример: акт установки счётчиков ГВС и ХВС (обязательно до г. согласно постановлению № 354). Председатель:

• Проверяет реквизиты: дата, номер, перечень работ, ФИО и подписи представителей подрядчика.
• Заверяет печатью ТСЖ.
• Сдаёт оригинал в архив, ксерокопию передаёт председателю счётной комиссии для начислений.

Отчётность и бухгалтерские документы

4.1 Годовая бухгалтерская отчётность

• Баланс (форма 0710001).
• Отчёт о финансовых результатах (форма 0710002).
• Пояснительная записка.

Председатель вместе с бухгалтером:

1. Утверждает отчёт на годовом собрании.
2. В течение 3 рабочих дней после утверждения публикует на официальном сайте ФНС (субсайт для НКО).
3. Сдаёт оригиналы в архив ТСЖ.

4.2 Квартальные управленческие отчёты для членов

Формат: Excel или Google Sheets. Включает:

• Поступления/расходы по счёту ТСЖ.
• Задолженность собственников.
• Перечень выполненных работ (с фото “до/после”).

Размещается на доске объявлений и в чате дома не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Жилищно-коммунальные и технические документы

5.1 Технический паспорт дома и поэтажные планы

Хранятся у председателя в сейфе. При любом капремонте/перепланировке председатель обязан:

1. Обновить поэтажные планы через БТИ.
2. Внести изменения в технический паспорт.
3. Сделать копии для управляющей компании и пожнадзора.

5.2 Журналы учёта

• Журнал выдачи ключей от подвальных помещений.
• Журнал учёта заявок на аварийное устранение.
• Журнал учёта дезинфекции и дератизации.

Формат: твёрдый переплёт, прошнурован, пронумерован, заверен печатью ТСЖ.

Внутренние регламенты и приказы

6.1 Правила внутреннего распорядка ТСЖ

Утверждаются общим собранием. Включают:

• Порядок приёма граждан председателем (дни и часы).
• Правила пользования общедомовым имуществом.
• Порядок проведения общих собраний.

6.2 Приказы председателя

Фиксируются в журнале приказов (№, дата, текст, подпись). Наиболее частые:

• О назначении ответственного за технику безопасности.
• О проведении плановой проверки счётчиков.
• О снятии с регистрационного учёта фактически выбывших собственников.

Ответственность за ведение и хранение документов

Председатель несёт личную материальную и административную ответственность (ст. 15.6 КоАП РФ) за:

• Утрату оригиналов устава, протоколов, договоров.
• Нарушение сроков представления отчётности в ФНС.
• Необеспечение доступа членов ТСЖ к сведениям о деятельности ТСЖ.

Контакты для консультаций и получения образцов

Грамотное документооборот — основа стабильной работы ТСЖ. Председатель должен:

• Иметь регламентированный архив (бумажный + электронный).
• Обновлять документы сразу после каждого изменения законодательства или решений собрания.
• Раз в год проводить инвентаризацию документов с составлением акта.

Соблюдение этих правил обеспечит прозрачность, законность и доверие со стороны собственников.