Очень важно помнить: с 24 марта 2026 года инспекторы Банка России проводят выездные проверки управляющих компаний паевых инвестиционных фондов (ПИФ) и негосударственных пенсионных фондов (НПФ) особенно строго․ Нарушение сроков хранения документации квалифицируется как «иное нарушение» по ст․ 15․29 КоАП РФ и влечёт штрафы:
- для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽;
- для юридических лиц — от 300 000 до 500 000 ₽;
Какие отчёты и документы обязательно хранить и сколько лет
Ниже приведён подробный перечень ключевых категорий документации, которые должна хранить управляющая компания, и точные сроки их хранения согласно действующему законодательству РФ, ведомственным приказам и разъяснениям Банка России․
-
Расчёт размера собственных средств
Срок хранения: не менее 5 лет с даты опубликования или распространения (аналогично п․ 1․18 Приказа № 05-23/пз-н ЦБ РФ)․
-
Уведомления о значительных долях в уставном капитале
- о приобретении 10 % и более долей;
- об уведомлении лиц, владеющих 5 % и более обыкновенных акций (до );
- о соответствии требованиям ст․ 38․1 ФЗ-156․
Срок хранения: 5 лет по аналогии․
-
Справки и документы о квалификации сотрудников
- справки об отсутствии судимости;
- копии квалификационных аттестатов;
- выписки из реестра дисквалифицированных лиц․
Срок хранения: постоянно — для руководителя; 75 лет, для остальных работников․
-
Уведомления об изменении органов управления
Срок хранения: не менее 5 лет․
-
Документы по ПОД/ФТ (противодействие легализации)
- данные идентификации клиентов;
- сведения о замороженных/заблокированных средствах;
- материалы по обязательному контролю сделок․
Срок хранения: 5 лет после прекращения отношений с клиентом (Правила ПОД/ФТ);
-
Отчёты контролёра и Совета директоров (СД)
Срок хранения: не менее 5 лет (абз․ 5 п․ 6․3 Положения ФКЦБ № 03-33/пс и приказ ФСФР № 12-32/пз-н)․
-
Электронные документы, направленные в Банк России
- отчётность по формам 0409654, 0409655 и др․;
- файлы ключей электронной подписи (ЭЦП) к отчётности․
Срок хранения: не менее 5 лет․
-
Правила доверительного управления ПИФ и их изменения
Срок хранения: не менее 5 лет после прекращения деятельности ПИФ․
-
Первичные документы по имуществу ПИФ
- учетный журнал;
- перечни имущества;
- расчёты СЧА и стоимости паёв;
- согласия СД на распоряжение активами․
Срок хранения: не менее 5 лет после отчётного года (ст․ 29 ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте»)․
-
Документы о квалифицированных инвесторах
- регламент признания;
- заявления, решения, реестры, уведомления․
Срок хранения: не менее 5 лет․
-
Инсайдерские списки
Срок хранения: 5 лет с даты исключения лица из списка инсайдеров․
-
Бюллетени и протоколы общего собрания владельцев паёв
- бюллетени для голосования (хранить в запирающемся ящике/шкафу);
- протоколы итогов голосования и собраний․
Срок хранения: постоянно (аналогично требованиям для АО)․
-
Документы по допуску/исключению паёв к организованным торгам
Срок хранения: не менее 5 лет (ст․ 28 ФЗ-39 «О рынке ценных бумаг»)․
Где и как физически хранить документы
- Офлайн-архив: отдельное помещение или металлический шкаф с противопожарной защитой, доступ только у ответственного лица․
- Электронный архив: защищённый сервер с резервным копированием и криптографической защитой; ЭЦП должна быть долговременной (КС-1, КС-2)․
- Журнал учёта: вести excel-файл или специализированную СЭД, где фиксируются дата поступления, тип документа, срок хранения и ответственное лицо․
Контакты для консультаций и практической помощи
APEX Consulting Group
119049, г․ Москва, 1-й Люсиновский переулок, дом 3Б
Тел․/факс: +7 (495) -46-04-62
Email: info@pifconsulting․ru
Сайт: www․pifconsulting․ru
Центр корпорательных решений (оператор обратной связи)
Адрес: 119049, г․ Москва, ул․ 1-й Люсиновский пер․, д․ 3Б
Контактная форма: открыть форму обратной связи
Время обработки обращений: с 09:00 до 18:00 (мск), пн–пт․
Краткий чек-лист для руководителя УК
- Проверьте даты последних отчётов: всё ли старше 5 лет убрано в долгосрочный архив?
- Убедитесь, что сертификаты ключей ЭЦП хранятся постоянно (жёсткий носитель + облако)․
- Назначьте ответственное лицо за ведение журнала учёта и ежеквартальные ревизии;
- Если есть сомнения — свяжитесь с APEX CG для внешнего аудита документооборота․