В современных условиях хозяйствования всё чаще встречается модель, при которой управляющая компания (УК) берёт на себя часть функций, ранее выполняемых самим операционным предприятием. Правильное распределение ролей повышает эффективность, снижает издержки и позволяет сосредоточиться на ключевых компетенциях каждой стороны. Ниже мы подробно разберём какие именно функции могут перераспределяться и как грамотно оформить такое взаимодействие.

Что такое «функция предприятия» в контексте распределения

Понятие функция в менеджменте похоже на математическое определение: правило, по которому каждому входу (ресурсу, задаче) ставится в соответствие конкретный выход (результат). В рамках предприятия функции можно условно разделить на:

• Операционные — производство продукции/услуг, логистика, снабжение.
• Административно-управленческие — финансовый контроль, HR, юридическое сопровождение.
• Инфраструктурные — IT-поддержка, бухгалтерия, охрана труда.
• Аналитические и плановые — стратегическое планирование, анализ рынков, инвестиционные программы.

Управляющая компания может «взять в аренду» любую из этих функций, превращая их в разделяемые сервисы.

Классификация функций и примеры распределения

Финансово-экономический блок (Excel, Power BI, Access)

Инструменты Microsoft 365 позволяют унифицировать финансовую отчётность:

1. Бюджетирование и консолидация — УК ведёт централизованную модель в Excel, предприятие предоставляет первичные данные через стандартизированные шаблоны.
2. Управленческая отчётность — Power BI-дэшборды создаются в УК, доступ предоставляется предприятию на уровне чтения.
3. Учёт основных средств и запасов — база Access размещается на сервере УК, предприятие получает роли «ввод операций».

HR и кадровый учёт

УК может взять на себя:

• подбор персонала (headhunting);
• расчёт заработной платы и налогов;
• ведение электронных кадровых документов (1С-Кадры, DeloCloud).

ИТ и цифровая инфраструктура

Классическая модель IT-as-a-Service:

Как правильно выделить функции: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Картирование текущих процессов

Используйте Microsoft Visio для построения Swimlane-диаграмм: каждая «полоса», отдельная функция. Это позволит визуально увидеть пересечения и дублирование.

Шаг 2; Оценка стоимости функции (TCoF)

• Прямые затраты: зарплаты, ПО, лицензии.
• Косвенные затраты: ошибки, простои, риски.

Шаг 3. Составление матрицы RACI

В Excel создайте таблицу, где строки — функции, столбцы — роли «Предприятие / УК / Общий центр компетенций». Каждая клетка содержит: R (Responsible), A (Accountable), C (Consulted), I (Informed).

Шаг 4. Подписание SLA и KPI

Пропишите:

• время реакции УК на запросы;
• уровень доступности сервисов;
• штрафные санкции за невыполнение.

Примеры успешного распределения

Пример 1: Производственный холдинг «МеталлПром»

• Операционные цеха остались за предприятием.
• УК ведёт централизованный снабженческий тендер через Microsoft Power Automate (автоматические закупки при достижении минимального запаса).
• Экономия по закупкам — 8% за год.

Пример 2: Сеть фитнес-клубов «FitLife»

УК объединила:

1. бухгалтерию 15 клубов в одном Access-контуре;
2. HR-документооборот в SharePoint;
3. маркетинговые отчёты в PowerPoint шаблонах.

Контакты для консультаций и внедрения

Если вашей компании нужно распределить функции с управляющей организацией, обращайтесь:

• Microsoft 365 Business Support
  Тел.: +7 (495) -00-91-91
  Сайт: https://support.microsoft;com/ru-ru
• Центр компетенций «Консультант+» (методологическая помощь по RACI-матрицам)
  Email: consult@cons.ru
• 1С:Консалтинг (автоматизация бухгалтерии и HR)
  Тел.: ###-###-####
  Сайт: https://1c.ru/rus/partners
• Корпоративный IT-аутсорсинг «DataLine» (построение SLA, Azure, Visio-моделирование)
  Email: sales@dataline.ru

Важно помнить: нет универсального шаблона распределения функций. Каждое предприятие уникально, поэтому:

1. Начните с картирования процессов и оценки ценности функций.
2. Используйте единые цифровые инструменты (Microsoft 365, 1С, Power BI) для прозрачности и контроля.
3. Оформите SLA и RACI в письменном виде, чтобы избежать конфликтов между предприятием и УК.