В любой договор аренды нежилого помещения рано или поздно вклинивается одна и та же тема: кто и как оплачивает коммунальные расходы. Правильно оформленный счет-фактура (или просто «счет на возмещение») — это не просто бумажка, а юридически значимый документ, который:

• позволяет арендодателю безопасно перевыставить потраченные суммы;
• дает арендатору право принять НДС к вычету (если обе стороны работают на ОСНО);
• служит подтверждением расходов при «упрощёнке» (УСН) или при патенте;
• избавляет от споров с налоговой и арбитражных разбирательств.

Ниже, живой образец счета на возмещение коммунальных услуг, разобранный по составляющим, правила заполнения, типовые проводки и контакты для быстрой помощи.

Откуда берутся цифры в счете

1. Источник данных — заключенный договор аренды и акты (или счетчики) поставщиков коммунальных ресурсов.
2. В договоре должно быть чёткое условие: «Коммунальные услуги оплачивает арендатор в порядке возмещения фактически понесённых арендодателем расходов».
3. При фиксированной ставке НДС 20 % (или 5 % для УСН с ) счет выставляется с выделением налога.

Образец счета на возмещение коммунальных услуг (2026 г.)

Верхняя часть (шапка)

Индивидуальный предприниматель Иванов И. И.
ИНН 770512345678  КПП —
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 5, офис 12
р/с 40702###-###-####1234 в ПАО Сбербанк
к/с 30101###-###-####0555 БИК 044525555
Тел. +7 (495) -23-45-67 E-mail: info@ip-ivanov.ru

Реквизиты получателя (арендатора)

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
ИНН 773276543210  КПП 773201001
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 5, офис 12

Параметры счета

Таблица начислений

Примечания и подписи

В том числе НДС 20 % — 4 200 руб.
Срок оплаты:
Основание: акт АК-КУ-03/26 от , договор ДА-12/25 от .
Подпись арендодателя: __________________ /Иванов И. И./

Как оформить счет в 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0

1. Создать документ «Счет-фактура выданный» (меню Продажи → Счета-фактуры выданные).
2. Указать контрагента (арендатора), договор, период.
3. Ввести табличную часть по строкам услуг с НДС 20 %.
4. Если нужно выставить ЭСЧФ, поставить галку «Отправить в ФНС», подписать сертификатом.
5. Сохранить и провести документ. Проводки будут:
   • Дт 76.05 Кт 90.01 — выручка от возмещения;
   • Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС.

Бухгалтерские записи для арендатора (ОСНО)

• При получении счета-фактуры:
  Дт 20 (26, 44) Кт 76.05 — 21 000 руб. (без НДС)
  Дт 19.04 Кт 76.05 — 4 200 руб. (НДС к вычету)
• При оплате:
  Дт 76.05 Кт 51 — 25 200 руб.

Важные нюансы и ошибки

Ошибка № 1. Счет выставляют «от себя» как поставщик коммунальных услуг. Это неверно: арендодатель не ресурсоснабжающая организация, он лишь возмещает свои расходы.

Ошибка № 2. Пишут в счете «арендная плата в т.ч. коммунальные услуги». По Налоговому кодексу (пп. 1 п. 1 ст. 146) это может расцениваться как увеличение базы по НДС на всю сумму аренды. Делайте отдельный счет на возмещение.

Ошибка № 3. Забывают прилагать акт потребления (или копии счетов УК/ТКО). Без них налоговая может не разрешить вычет НДС.

Что делать, если арендодатель на УСН (6 %)

На «упрощёнке» счет оформляется без выделения НДС. Арендатор включает всю сумму в расходы (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Проводки:

• Дт 20 (26, 44) Кт 76.05 — 25 200 руб.
• Дт 76.05 Кт 51, 25 200 руб;

Контакты для обращений и помощи

• Бесплатная консультация Контур.НДС
  ☎ ###-###-#### (горячая линия по НДС)
  🌐 kontur.ru/nds
• Техподдержка 1С
  ☎ ###-###-####
  🌐 its.1c.ru/support
• Специалист по бухгалтерскому учету
  ИП Полевая Мария, сертификат 1С:Проф
  📧 maria@poleva.consult
  ☎ +7 (495) -87-65-43 (WhatsApp/Telegram)
• Эксперт КонсультантПлюс
  📞 ###-###-####
  🌐 www.consultant.ru
• Налоговая онлайн
  Личный кабинет lkfl.nalog.ru
  ☎ ###-###-#### (ФНС России)

Запомните главное: чёткий счет на возмещение коммунальных услуг = спокойствие бухгалтера, законный вычет НДС и отсутствие претензий со стороны контролёров.

Дата актуализации: 24 марта 2026 г.