Деятельность контрактного управляющего регулируется 44-ФЗ, 223-ФЗ, Гражданским кодексом РФ и рядом подзаконных актов․ Ниже приведён подробный перечень документов, которые должен создавать, получать и хранить контрактный управляющий в организации, а также контакты для оперативного консультирования․

Учредительные и регламентирующие документы

• Учредительный договор (для АО, ООО) – последняя редакция с отметкой ФНС․
• Устав – актуальная версия с отметкой о внесении изменений в ЕГРЮЛ․
• Приказ о назначении контрактного управляющего – подписан руководителем, с указанием Ф․ И․ О․, даты, полномочий и оснований․
• Регламент контрактной службы – внутренний документ, утверждаемый приказом генерального директора․
• Положение о закупках – внутренний локальный акт, содержащий: порядок планирования, выбора способа закупки, согласование контрактов, контроль исполнения․

Документы по планированию закупок

1. Годовой план закупок (утверждается до 31 марта текущего года) – форма 44-ФЗ, размещён в ЕИС․
2. План-график закупок – разбивка по кварталам, включает:
   • наименование закупки;
   • метод определения поставщика;
   • НМЦК;
   • сроки размещения извещения․
3. Обоснование НМЦК – расчёты методом сопоставимых рыночных цен, нормативно-целевого, проектно-сметного, тарифного, ценообразования затрат․
4. Техническое задание (ТЗ) – согласовано с техническим заказчиком, содержит требования к объекту закупки․
5. Реестр потребностей подразделений – внутренняя форма Excel/1С-Закупки․

Документы на стадии проведения закупки

• Извещение о проведении закупки – форма 44-ФЗ, размещена в ЕИС, с приложением документации․
• Документация о закупке – включает:
  • проект контракта;
  • проект аукционной документации;
  • требования к участникам;
  • критерии оценки заявок․
• Протоколы комиссии:
  • о допуске/отклонении заявок;
  • о признании победителя;
  • о несостоявшемся торге․
• Протокол разногласий – в случае предложения участников изменить проект контракта․
• Отчёт о проведении закупки – в трёхдневный срок размещается в ЕИС․

Документы контрактного оформления

1. Контракт (договор) – подписан сторонами, зарегистрирован в ЕИС, содержит:
   • предмет;
   • цену;
   • сроки поставки/оказания услуг/выполнения работ;
   • порядок оплаты;
   • ответственность сторон;
   • условия изменения и расторжения․
2. Дополнительные соглашения – фиксируют изменения условий, сроков, цены․
3. Гарантийные письма, банковские гарантии, страховые полисы – при необходимости обеспечения исполнения контракта․
4. Акты приёма-передачи – формы КС-2, КС-3, ТОРГ-12, акты выполненных работ/оказанных услуг․
5. Счета-фактуры, УПД – в электронном виде через ЭДО․

Отчётность и внутренний контроль

• Ежеквартальный отчёт о закупках – форма 44-ФЗ, размещается в ЕИС до 1-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом․
• Годовой отчёт о закупках – до 1 марта года, следующего за отчётным․
• Акт сверки взаиморасчётов – ежемесячно с контрагентом․
• Карточка контракта – внутренний регистрационный журнал (№, дата, предмет, сумма, контрагент, ответственный)․
• Журнал регистрации входящей/исходящей корреспонденции․

Документы по претензионно-исковой работе

1. Претензия поставщику – при нарушении сроков/качества․
2. Ответ на претензию – от контрагента․
3. Исковое заявление – при невозможности досудебного урегулирования․
4. Судебные акты – решения, определения, исполнительные листы․

Документы по 223-ФЗ и коммерческим закупкам (если применимо)

• Положение о закупках товаров, работ, услуг (утверждается советом директоров)․
• Реестр закупок по 223-ФЗ – ведётся в корпоративной системе (SAP, 1С, Oracle)․
• Протоколы закупочной комиссии 223-ФЗ;

Электронные подписи и ЭДО

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – выпущена аккредитованным Удостоверяющим центром (АО «ПФ «СКБ Контур», ООО «Калуга-Астрал», ФК «Альфа-Банк» и др․)․
• Соглашение об электронном документообороте – с каждым контрагентом․
• Журнал регистрации ЭДО – учёт отправленных/полученных электронных документов․

Архив и хранение

В соответствии с Приказом Минкультуры № 536:

• Контракты и дополнительные соглашения – 5 лет после исполнения;
• Документация о закупке – 5 лет с даты размещения отчёта․
• Бухгалтерские документы – не менее 5 лет․
• Используйте электронный архив (облачный или локальный сервер с резервным копированием);

Проверки и аудит

1. Акт проверки ФАС/Росфиннадзора/Счётной палаты – регистрируйте в журнале входящих документов․
2. Объяснительные записки – при выявлении нарушений․
3. План мероприятий по устранению нарушений – сроки, ответственные лица․

Контакты для оперативного консультирования и обращений

• Федеральная антимонопольная служба (ФАС России)
  Горячая линия: ###-###-####
  Официальный сайт: fas․gov․ru
  Приём обращений: fas․gov․ru/contacts
• Единая информационная система (ЕИС) – техподдержка
  Телефон: ###-###-####
  Эл․ почта: support@zakupki․gov․ru
  Чат-бот в Telegram: @zakupkibot
• Росфиннадзор – Центральный аппарат
  Телефон: +7 (495) -27-94-00
  Эл․ почта: info@roskazna․ru
• Ассоциация «Совет закупок»
  Телефон: +7 (495) -43-22-33
  Эл․ почта: info@zakupki․org
  Онлайн-консультации: zakupki․org/consult
• Юридический центр «Гарант» (помощь в подготовке документов)
  Телефон: +7 (495) -30-00-00
  Чат на сайте: garant․ru/consult
• Консультации по ведению 1С-Закупки
  Линия 1С: ###-###-####
  Эл․ почта: info@1c․ru
• Удостоверяющие центры (получение КЭП)
  • «СКБ Контур»: 8-800-355-535, kontur․ru/dss
  • «Астрал»: +7 (495) -88-11-88, astral․ru
  • «Альфа-Банк»: ###-###-####, alfabank․ru/cep
• Локальный контакт в Grenaa, Дания
  Если Ваша организация имеет филиал или партнёров в Grenaa, обращайтесь:
  LETKØB Gjerrild
  Адрес: Stokkebro 77, 8500 Grenaa
  Телефон: +45 40 35 40 02
  Режим работы: ежедневно 07:30–20:00
  Email: info@letkoeb․dk

Совет: создайте внутренний Check-list контрактного управляющего и ежемесячно проверяйте наличие всех перечисленных документов․ При необходимости оперативно связывайтесь с перечисленными контактными центрами․