Создание и содержание Товарищества собственников жилья (ТСЖ) невозможно без чётко организованной документационной системы.
Полный комплект документов не только обеспечивает прозрачность и законность деятельности правления, но и защищает интересы всех собственников.
Ниже приведён подробный перечень документов, который должен быть в наличии у каждого ТСЖ, а также указаны контактные данные, куда можно обращаться за разъяснениями.

Учредительная документация

• Устав ТСЖ — главный внутренний нормативный акт, регламентирующий цели, задачи, права и обязанности участников;
• Протокол общего собрания собственников (подтверждающий решение о создании ТСЖ и утверждении Устава);
• Свидетельство о постановке на налоговый учёт (ИНН, ОГРН/ОГРНИП);
• Уведомление о постановке в ФНС на учёт некоммерческой организации (форма 57009).

Правовые акты и регламенты

1. Регламент общего собрания собственников — порядок подготовки, созыва, проведения и оформления решений.
2. Положение о правлении ТСЖ, перечень полномочий, сроки отчётности, порядок избрания и отставки членов правления.
3. Положение о ревизионной комиссии (или внешнем аудиторе) — частота проверок, объёмы отчётности.
4. Положение о тарифной комиссии, методика расчёта взносов, порядок индексации и обоснование тарифов.

Финансово-хозяйственная документация

• Бухгалтерская отчётность (ежегодные балансы, формы 1-5, приложения к балансу);
• Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — применяется при упрощённой системе налогообложения;
• Договоры с управляющими организациями, поставщиками услуг ЖКХ (водоснабжение, отопление, вывоз ТКО, ОДН и др.);
• Акты выполненных работ и услуг — ежемесячные подписанные формы КС-2/КС-3;
• Инвентаризационные описи имущества ТСЖ (техника, оборудование, инвентарь);
• Страховые полисы — обязательное страхование гражданской ответственности ТСЖ перед третьими лицами.

Техническая и эксплуатационная документация

1. Технический паспорт дома (БТИ, кадастровый паспорт, поэтажные планы);
2. Декларация эксплуатационной безопасности (для систем газоснабжения, электросетей, лифтов);
3. Журналы регистрации аварийных и сетевых работ;
4. Паспорт энергетической эффективности (по требованию ФЗ-261);
5. Лицензии и допуски на обслуживание инженерных систем (лифты, газ, тепловые пункты).

Персональные данные и конфиденциальная информация

ТСЖ является оператором персональных данных и обязано выполнять требования ФЗ-152 «О персональных данных».
В зависимости от объёма обработки ПДн перечень документов может варьироваться от 30 до 50 наименований.
Основные:

• Приказ о назначении ответственного за защиту ПДн;
• Политика обработки и защиты персональных данных;
• Согласия собственников/нанимателей на обработку ПДн;
• Регистры учета доступа к ПДн (кто, когда, на основании чего получил доступ);
• Договоры с подрядчиками, содержащие обязательства по безопасности ПДн.

Архив общих собраний и корпоративных решений

• Извещения о проведении общих собраний (подписи собственников, квитанции о вручении);
• Протоколы общих собраний — ежегодные, внеочередные, по важнейшим вопросам (капремонт, тарифы, смена управляющей компании);
• Реестр собственников (ФИО, доля, контакт);
• Бюллетени для голосования (хранятся не менее 3 лет).

Документы по капитальному ремонту

1. Региональная программа капитального ремонта (официальный документ Фонда капремонта);
2. Смета и договор подряда на капитальный ремонт;
3. Акты скрытых работ, журнал производства работ;
4. Гарантийные письма и акты ввода объекта в эксплуатацию;
5. Отчёт о целевом использовании средств фонда капремонта (ежегодный).

Контакты для обращений

При возникновении вопросов по комплектованию и хранению документов ТСЖ, а также по вопросам персональных данных, можно обращаться в следующие органы:

• ФНС России
  Телефон: ###-###-####

  Сайт: www.nalog.ru
  Заявления принимаются онлайн через «Личный кабинет налогоплательщика».

• Роспотребнадзор (вопросы ЖКХ и права потребителей)
  Горячая линия: ###-###-####
  Сайт: rospotrebnadzor.ru
• Роскомнадзор (по вопросам персональных данных)
  Телефон: ###-###-####
  Эл. почта: info@rkn.gov.ru
  Сайт: rkn.gov.ru
• Фонд капитального ремонта региона
  Адрес и телефон уточняйте на официальном сайте вашей области (пример для Москвы: fkr.mos.ru).
• Минстрой России
  Горячая линия: ###-###-####
  Сайт: minstroy.gov.ru

Систематическое ведение перечисленных документов позволяет ТСЖ избежать штрафов, конфликтов с собственниками и проверяющими органами.
Важно обновлять документы не реже одного раза в год, хранить их как в бумажном, так и в электронном виде (скан-копии),
а также предоставлять доступ всем заинтересованным собственникам по запросу.
При необходимости можно привлечь кадрового или юридического специалиста, а также воспользоваться бесплатными консультациями региональных центров «ЖКХ-Контроль».