Дата актуализации: 23 марта 2026 г.

Что такое должностная инструкция секретаря и зачем она нужна

Должностная инструкция секретаря управляющей компании — это локальный нормативный акт (ЛНА), который детализирует:

• трудовые функции;
• права и обязанности;
• пределы ответственности;
• квалификационные требования;
• порядок взаимодействия с другими отделами.

Документ оформляется отдельной бумагой, не вносится в трудовой договор, но является к нему обязательным приложением (п. 2 ст. 21 ТК РФ).

Общая структура должностной инструкции секретаря

Общие положения

• Полное наименование должности: «Секретарь управляющей компании».
• Категория персонала: технический исполнитель.
• Непосредственное руководство: генеральный директор.
• Право подписи: отсутствует (за исключением служебных записок и внутренних актов).

Функциональные обязанности

1. Ведение делопроизводства:
   • регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
   • систематизация и хранение договоров, приказов, протоколов;
   • контроль исполнения поручений руководства.
2. Организация совещаний и совещательных процедур:
   • подготовка повестки дня;
   • сбор материалов, бронирование переговорных;
   • составление и тиражирование протоколов в течение 1 рабочего дня.
3. Обслуживание приёмной:
   • встреча посетителей, оформление пропусков;
   • координация курьерской службы и службы экспресс-доставки;
   • поддержание порядка в зоне ресепшн (ежедневный контроль).
4. Телефонное и электронное взаимодействие:
   • приём и маршрутизация звонков, перенаправление на ответственных лиц;
   • ежедневная проверка корпоративной почты, ответы на типовые запросы;
   • обновление телефонного справочника сотрудников (ежемесячно).
5. Хозяйственное обеспечение:
   • заказ канцелярии, расходных материалов;
   • контроль баланса расходов по счёту офис-менеджера;
   • ведение журнала заявок на ремонт оргтехники.

Права секретаря

• Запрашивать и получать документы и сведения, необходимые для исполнения обязанностей.
• Подписывать внутренние акты в пределах компетенции.
• Вносить предложения по оптимизации делопроизводства.

Ответственность

Секретарь несёт дисциплинарную, материальную и административную ответственность за:

• утерту или разглашение конфиденциальной информации;
• нарушение сроков подготовки протоколов и исходящих писем;
• халатное отношение к сохранности документов и оргтехники.

Квалификационные требования

Как утвердить должностную инструкцию: пошаговая инструкция

1. Составление проекта: кадровая служба совместно с руководителем секретаря.
2. Согласование: юридический отдел проверяет соответствие ТК РФ и локальным актам.
3. Ознакомление работника: не позднее 3 рабочих дней до приказа о приёме на работу либо при изменении функций.
4. Подписание: двусторонняя подпись (сотрудник + директор) и визирование профсоюза (если есть).
5. Хранение: личное дело сотрудника, дубликат, в отделе кадров, электронная версия — в корпоративной базе документов.

Частые вопросы HR-специалистов

Можно ли не составлять инструкцию, если секретарь — единственный сотрудник?

Нет. Даже в микрокомпании требуется локальный акт, фиксирующий обязанности, во избежание трудовых споров и проверок трудовой инспекции.

Возможно ли совмещение секретаря с бухгалтером?

Допускается при условии прописания дополнительных обязанностей в разделе «Функции» и оформлении соглашения о совмещении (ст. 60.2 ТК РФ).

Как обновлять инструкцию при смене руководителя?

Изменения вносятся приказом руководителя, сотрудник обязан подписать новую редакцию в течение 3 рабочих дней.

Контакты для консультаций и получения образцов

• Юридическая служба «Кадры-Профи»
  📞 +7 (495) -23-45-67
  📧 hr@kadry-profi.ru
  ⏰ Пн–Пт 09:00–18:00 Мск
• Трудовая инспекция РФ (горячая линия)
  📞 8 (800) -07-88-41 (звонок бесплатный)
  🌐 онлайнинспекция.рф
• Кадровый портал SuperJob
  🌐 www.superjob.ru/dolzhnostnye-instrukcii/secretar/
  Раздел «Образцы должностных инструкций» обновляется ежемесячно

Важно помнить: независимо от размера управляющей компании, наличие утверждённой должностной инструкции — это не формальность, а основа прозрачного и безопасного трудового процесса. Правильно оформленный документ защитит и работодателя, и сотрудника при проверках трудовой инспекции, судебных спорах и при аттестации персонала.