Офис-менеджер в управляющей компании — это «нервный центр» всей организации. Именно он обеспечивает бесперебойную работу офиса‚ координирует подразделения и гарантирует‚ что каждый сотрудник получает своевременную административную‚ документальную и организационную поддержку. Ниже приведён полный перечень обязанностей‚ прав и контактов для обращений.

Общие положения

• Подчинение: непосредственно генеральному директору управляющей компании.
• Категория персонала: специалист.
• Нормативные документы:
  • законодательство РФ;
  • Устав и ЛНА компании;
  • приказы и распоряжения генерального директора;
  • настоящая должностная инструкция.
• На время отпуска/командировки обязанности временно переходят к лицу‚ назначенному приказом.

Функциональные обязанности

Организация офисной инфраструктуры

1. Контроль за работой офиса: открытие/закрытие‚ включение/отключение оборудования‚ пуск СКУД и охранной сигнализации.
2. Закупка и учёт канцелярии‚ расходников‚ кофе-брейков‚ воды и прочих мелких товаров.
3. Ведение реестра арендуемых помещений‚ мебели и техники: своевременное продление договоров‚ списание/замена.
4. Координация работы курьеров‚ водителей‚ уборщиц‚ клининговых и охранных компаний.

Документооборот и делопроизводство

1. Приём‚ регистрация и распределение входящей корреспонденции (бумажной и электронной).
2. Контроль сроков исполнения поручений и резолюций руководства‚ составление сводных отчётов для генерального директора.
3. Подготовка материалов к совещаниям: бронирование переговорных‚ сбор презентаций‚ оформление протоколов и рассылка участникам.
4. Архивирование и хранение договоров‚ счетов‚ актов и приказов минимум 5 лет.

HR- и кадровая поддержка

1. Организация адаптации новых сотрудников: оформление пропусков‚ рабочих мест‚ знакомство с внутренними регламентами.
2. Учёт рабочего времени: контроль табеля‚ оформление отпусков и больничных в 1С:ЗУП.
3. Проведение мероприятий корпоративной культуры: праздники‚ тимбилдинги‚ дни рождения.

Финансово-административная деятельность

1. Работа с банк-клиентом: подготовка платёжных поручений‚ сверка выписок.
2. Контроль расходов офиса‚ подготовка заявок на оплату услуг ЖКХ‚ интернета‚ телефонии.
3. Ведение взаиморасчётов с арендодателями и поставщиками.

Права офис-менеджера

• Запрашивать и получать необходимую информацию у всех структурных подразделений.
• Подписывать в пределах компетенции договоры на поставку канцтоваров‚ услуги связи и пр.
• Вносить предложения по оптимизации офисных процессов.
• Требовать от сотрудников соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

Ответственность

Офис-менеджер несёт:

• Дисциплинарную ответственность за нарушение трудового распорядка.
• Материальную ответственность за утрату или порчу имущества.
• Административную ответственность за нарушение законодательства в части делопроизводства и охраны труда.

Квалификационные требования

Контакты для обращений и согласования

• HR-отдел УК «Гарант-Капитал»
  Email: hr@garant-capital.ru
  Тел.: +7 -95 123-45-67
• Генеральный директор
  Email: ceo@garant-capital.ru
  Тел.: +7 -95 123-45-68
• Бухгалтерия (вопросы по оплате услуг‚ авансовым отчётам)
  Email: buh@garant-capital.ru
  Тел.: +7 -95 123-45-69
• Административно-хозяйственный отдел (закупки‚ ЖКХ‚ клининг)
  Email: admin@garant-capital.ru
  Тел.: +7 -95 123-45-70

Практические советы офис-менеджеру управляющей компании

1. Ведите единый цифровой календарь (Google/Outlook) и раздавайте доступы всем заинтересованным лицам.
2. Ежемесячно формируйте отчёт: «Ключевые метрики офиса» (количество входящих/исходящих документов‚ расходы‚ кол-во обращений сотрудников).
3. Обновляйте базу поставщиков раз в квартал: сравнивайте цены и сроки поставок.
4. Используйте чек-листы для открытия/закрытия офиса — минимизируйте человеческий фактор.

Эффективный офис-менеджер — это не просто «секретарь с расширенными функциями»‚ а стратегический помощник руководства‚ обеспечивающий стабильность всех бизнес-процессов управляющей компании. Соблюдая вышеуказанные обязанности и пользуясь контактами для оперативного взаимодействия‚ вы гарантированно создадите в офисе атмосферу порядка‚ комфорта и высокой производительности.