Должностная инструкция секретаря ТСЖ — это внутренний нормативный документ товарищества собственников жилья‚ который чётко определяет круг обязанностей‚ прав и ответственности секретаря․ Он необходим для правильного распределения функций внутри правления и защищает как интересы ТСЖ‚ так и права самого работника․
Общие положения
- Секретарь ТСЖ относится к категории технических исполнителей․
- Секретарь назначается на должность и освобождается от неё приказом председателя правления ТСЖ․
- Непосредственное руководство секретарём осуществляет председатель правления или уполномоченное лицо․
- Режим работы — пятидневная 40-часовая неделя (Пн–Пт‚ 09:00–18:00)‚ с обязательным перерывом 60 минут․
- Квалификационные требования: среднее профессиональное или высшее образование‚ опыт деловой переписки и работы с документооборотом не менее 1 года‚ уверенное владение ПК и оргтехникой․
Функциональные обязанности
Документооборот и делопроизводство
- Ведение протоколов общих собраний собственников и заседаний правления․
- Хранение и систематизация уставных документов ТСЖ (устав‚ протоколы‚ договоры‚ счета-фактуры)․
- Оформление входящей и исходящей корреспонденции‚ регистрация в журнале входящих документов (№‚ дата‚ краткое содержание‚ исполнитель)․
Информационное и административное обслуживание
- Консультирование собственников по вопросам деятельности ТСЖ (гардеробные квитанции‚ сроки оплаты‚ контакты подрядчиков)․
- Приём и распределение телефонных звонков‚ ведение журнала вызова аварийных служб․
- Организация приёма граждан в офисе ТСЖ по установленному графику․
Поддержание канцелярии
- Заказ и контроль канцелярских товаров‚ расходных материалов для оргтехники․
- Контроль чистоты и порядка в офисе ТСЖ‚ подготовка зала для проведения собраний․
Права секретаря ТСЖ
- Требовать от собственников и членов правления предоставления необходимых документов и сведений для исполнения своих обязанностей․
- Подписывать в пределах своей компетенции доверенности‚ договоры на оказание мелких услуг (печать‚ ксерокопия)․
- Вносить предложения по улучшению документооборота и организации работы офиса․
Ответственность
- За утерту или разглашение конфиденциальной информации (персональные данные собственников‚ финансовые отчёты)․
- За нарушение сроков регистрации документов‚ что может повлечь просрочку по оплате коммунальных услуг․
- За ошибки в протоколах собраний‚ влекущие за собой оспаривание решений в суде․
Критерии оценки эффективности
| Показатель | Норматив |
|---|---|
| Срок регистрации входящего документа | Не более 1 рабочего дня |
| Ошибки в протоколах | 0 на 100 страниц |
| Удовлетворённость собственников по опросам | Не ниже 85 % |
Порядок замещения и отпуска
Во время отпуска или временного отсутствия секретаря его обязанности временно возлагаются на заместителя председателя правления или специально назначенного сотрудника по приказу․
Контакты для обращений и справок
- Председатель правления ТСЖ «Лесная 10»
Иванова Ольга Петровна
📞 +7 (495) -23-45-67
✉️ predsedatel@lesnaya10․ru - Юридический отдел ТСЖ
📞 +7 (495) -23-45-68
✉️ law@lesnaya10․ru - Бухгалтерия ТСЖ
📞 +7 (495) -23-45-69
✉️ buh@lesnaya10․ru - Канцелярия/приёмная секретаря
📞 +7 (495) -23-45-70 (внутр․ 101)
✉️ secretary@lesnaya10․ru
🕘 Часы приёма: Пн–Пт 09:00–18:00
📍 Адрес: г․ Москва‚ ул․ Лесная‚ д․ 10‚ офис 1 (1-й этаж‚ вход со двора) - Горячая линия по вопросам ЖКХ
📞 8-800-555-0-555 (звонок бесплатный‚ круглосуточно)
Документ подготовлен по состоянию на 23 марта 2026 года и может быть изменён решением общего собрания собственников․