Товарищество собственников жилья (ТСЖ), юридическое лицо‚ созданное для управления многоквартирным домом. Для корректного учета финансов‚ имущества и взаиморасчётов с жильцами необходимо правильно оформлять‚ хранить и систематизировать документацию. Ниже приведён подробный список документов‚ которые обязательно должны быть у каждого ТСЖ‚ с кратким описанием назначения каждого и контактами‚ куда обращаться при возникновении вопросов.
Учредительные документы
- Устав ТСЖ, основной документ‚ регламентирующий цели‚ задачи и порядок деятельности товарищества.
Контакт: Регистрационная палата Минюста РФ — rosreestr.gov.ru‚ тел. ###-###-####. - Протокол общего собрания собственников, подтверждает факт создания ТСЖ и утверждение устава.
Контакт: Жилищная инспекция субъекта РФ — уточняйте на сайте вашего региона. - Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН‚ ОГРН) — выдаётся ИФНС после регистрации.
Контакт: ФНС России — nalog.ru‚ тел. ###-###-####.
Бухгалтерские документы
- Бухгалтерский баланс (форма № 1), отражает финансовое положение ТСЖ на отчётную дату.
- Отчёт о финансовых результатах (форма № 2) — показывает доходы и расходы за период.
- Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — применяется при упрощённой системе налогообложения (УСН).
- Журнал-касса — учёт движения наличных денежных средств.
- Акты сверки расчётов с поставщиками и жильцами — подтверждают задолженность или отсутствие таковой.
Контакт: Минфин РФ — официальные формы и методические письма: minfin.gov.ru.
Договорная база
- Договор управления МКД — заключается между ТСЖ и управляющей организацией.
- Договоры с ресурсоснабжающими организациями (РСО) — на поставку воды‚ тепла‚ электричества‚ газа.
- Договоры с подрядчиками на обслуживание лифтов‚ клининг‚ вывоз мусора и др.
Контакт: Роспотребнадзор — при нарушениях условий договоров: rospotrebnadzor.ru‚ тел. ###-###-####.
Техническая документация на дом
4.1 Паспорт дома и технический план
- строительные чертежи;
- паспорт фундамента‚ кровли‚ инженерных систем;
- акт ввода в эксплуатацию.
4.2 Журналы учета
- Журнал учета заявок жильцов;
- Журнал учета аварий и их устранения;
- Журнал учета показаний приборов учёта (ИПУ).
Контакт: БТИ (Бюро технической инвентаризации) — региональные филиалы: rosreestr.gov.ru → БТИ.
Документы по начислениям и оплате
| Наименование | Назначение | Где хранить | Ответственный |
|---|---|---|---|
| Квитанции ЕПД | Начисления за коммунальные услуги | Электронная база + печатные экземпляры 3 года | Бухгалтер |
| Акты выполненных работ | Подтверждение оплаты подрядчикам | Папка «Расходы» | Председатель ТСЖ |
| Реестр задолженности | Ведение долгов жильцов | СУБД или Excel-файл | Бухгалтер |
Контакт: ГИС ЖКХ — федеральная система‚ вход через ЕСИА: dom.gosuslugi.ru.
Архив и хранение документов
Для хранения в информационной системе документы сканируются:
- разрешение 300 dpi;
- цветовая модель RGB‚ 16‚7 млн цветов;
- формат файлов PDF/A для долгосрочного архивирования;
- сжатие без потерь (ZIP‚ LZW).
Контакт: Федеральное архивное агентство (Росархив) — rusarchives.ru‚ тел. +7 (495) -21-59-74.
Куда обращаться по вопросам документооборота ТСЖ
- Юридические консультации:
- Ассоциация «ЖКХ Контроль» — жкхконтроль.рф‚ тел. ###-###-####.
- Региональные центры «Гарант» — garant.ru.
- Бухгалтерские вопросы:
- Информационный центр «Консультант Плюс», consultant.ru.
- Форум для ТСЖ на сайте forum.tsn.ru.
- Проблемы с электронными копиями документов:
- Центр технической поддержки ГИС ЖКХ — ###-###-####‚ e-mail: support@dom.gosuslugi.ru.
- МСК-Эксперт (оцифровка архивов), msk-expert.ru‚ тел. +7 (495) -20-07-00.
Всегда помните:
- Храните оригиналы в сейфе‚ а электронные копии — в защищённом облаке (не меньше 5 ГБ бесплатно в OneDrive‚ но лучше использовать коммерческий тариф для безопасности).
- Раз в год проводите ревизию документов и актуализируйте реестры.
- Если пропали документы‚ немедленно обратитесь в Росреестр за дубликатами правоустанавливающих бумаг и в архивную службу за восстановлением бухгалтерских данных.