Термин «действующие сотрудники» часто фигурирует во внутренней документации компаний, кадровых отчётах и судебной практике. Ни Трудовой кодекс РФ, ни официальные статистические формы (например, форму 57-Т, П-4) не дают прямого законодательного определения, однако на практике под действующими сотрудниками понимают всех лиц, состоящих в штате организации на конкретную дату и закреплённых за ними должностях/профессиях. Ниже — подробный разбор, какие категории персонала считаются «действующими», как их грамотно разграничивать и куда обращаться за разъяснениями.
Кто относится к действующим сотрудникам
- Кадровый состав (штатные единицы)
- Руководители высшего звена (генеральный директор, заместители, члены правления).
- Менеджеры среднего звена (начальники отделов, директора департаментов, руководители филиалов).
- Специалисты и служащие (бухгалтеры, юристы, HR-менеджеры, инженеры, системные аналитики и др.).
- Рабочие
- Основные рабочие — непосредственно участвуют в производстве продукции или оказании услуг (токари, слесари операторы).
- Вспомогательные рабочие — обеспечивают технологический процесс (комплектовщики, грузчики, уборщики).
- Временные/внешние совместители
- Внутренние совместители, оформленные по ТД на 0,5–0,75 ставки.
- Внешние совместители, работающие по договору ГПХ или по совместительству в другой организации.
Как отличаются «работник», «сотрудник» и «действующий сотрудник»
| Понятие | Источник права | Ключевые признаки | Использование в документации |
|---|---|---|---|
| Работник | ст. 15 ТК РФ | Лицо, заключившее трудовой договор | В официальных бланках: «Список работников» |
| Сотрудник | — (термин локальный) | Общее обозначение лица, выполняющего трудовую функцию | Внутренние приказы: «Сотруднику выдать…» |
| Действующий сотрудник | КСО/ГОСТ ОК 016-94 (ОКПДТР) | Внесён в штатное расписание на отчётную дату | Отчёты ФСГС, аудиторские заключения |
Классификация действующих сотрудников в соответствии с ОКПДТР
Общероссийский классификатор профессий, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94)* разбивает персонал на пять категорий:
- 1 — Руководители организаций и их подразделений высшего уровня.
- 2 — Руководители среднего звена.
- 3, Специалисты высшего уровня квалификации.
- 4 — Технические специалисты и служащие.
- 5 — Рабочие (в т.ч. квалифицированные и неквалифицированные).
*В редакции приказа Росстандарта от «Контур.Норматив».
Для чего нужно знать состав действующих сотрудников
Информация о составе действующих сотрудников используется:
- Для заполнения статистической формы П-4 (численность и заработная плата).
- При расчёте показателей охраны труда (норматив 80 чел. на 1 инженера по охране труда).
- Для внутренних кадровых резервов и грейдовой системы оплаты труда.
- В судебных спорах для подтверждения факта трудовых отношений (особенно при реорганизации или сокращении).
Контакты для обращений по вопросам классификации персонала
Все сервисы работают по рабочим дням с 09:00 до 18:00 (МСК). Звонки и письма принимаются на русском языке.
Государственные структуры
- Роструд (Федеральная служба по труду и занятости)
Телефон горячей линии: 8 (800) -07-88-41 (бесплатно по РФ)
Официальный сайт: https://rosmintrud.ru
E-mail: info@rosmintrud.gov.ru - Федеральная служба государственной статистики (Росстат)
Центр информационной поддержки: 8 (495) -07-44-44
Раздел «Персонал организаций»: https://rosstat.gov.ru/folder/14477
E-mail: stat@gks.ru
Коммерческие справочно-правовые системы
- КонсультантПлюс
Телефон техподдержки: 8 (800) -00-88-88
Веб-справка: https://www.consultant.ru/law/ref/personnel - Контур.Норматив
Горячая линия: 8 (800) -11-21-61
Справочник должностей: https://normativ.kontur.ru/spravochnik
HR-ассоциации и профессиональные сообщества
- Союз HR-специалистов России
Телефон: +7 (495) -50-05-55
E-mail: info@hr-union.ru - Российская ассоциация менеджмента (РАМ)
Телефон: +7 (495) -33-00-10
Сайт: https://www.ram-center.ru
Практические советы кадровикам и бухгалтерам
- Обновляйте список действующих сотрудников ежемесячно на 1-е число и храните в двух экземплярах: в бумажном и электронном виде (Excel + скан-копия).
- Используйте единый шаблон «Штатное расписание-2025» с привязкой к ОК 016-94 для снижения риска ошибок при статотчётности.
- При совмещении должностей внутри компании оформляйте дополнительное соглашение к трудовому договору и указывайте категорию ОКПДТР для каждой должности.
- Если сомневаетесь в правильности классификации, запрашивайте письменное разъяснение у Роструда через электронную приёмную (ссылка выше).
Важно! С вводится обновлённый образец формы П-4. В новой форме появится дополнительная графа «Категория ОКПДТР», будет достаточно внести код из справочника, чтобы избежать расхождений при проверке Росстатом.