Журнал регистрации заявлений ТСЖ, это первичный документ, в котором фиксируются все обращения членов Товарищества собственников жилья. Его грамотное ведение позволяет:

• контролировать сроки выполнения работ и оказания услуг;
• оперативно реагировать на аварийные и неотложные вызовы;
• обосновывать расходы при применении упрощённой системы налогообложения (УСН);
• документировать договорные отношения с производителями и поставщиками работ (услуг), заключаемыми от имени и за счёт членов ТСЖ.

Зачем вообще нужен журнал?

Согласно Уставу большинства ТСЖ, правление обязано заключать договоры с подрядчиками от имени собственников. Чтобы:

1. доказать перед налоговой законность расходов по УСН;
2. исключить «утечку» заявок и повторные обращения жильцов;
3. быстро формировать отчёты для общего собрания;

…нужен единый журнал регистрации заявлений.

Обязательные реквизиты журнала

В бумажном или электронном виде журнал должен содержать следующие колонки:

• № п/п — порядковый номер записи за календарный год.
• Дата и время поступления заявления.
• Ф. И. О., адрес, телефон заявителя.
• Тип заявки: аварийная, плановая, улучшение/добавление услуг.
• Содержание проблемы (кратко).
• Регистрационный номер входящего документа, если заявление пришло в письменном виде.
• Исполнитель (Ф. И. О. или наименование подрядчика).
• Дата передачи заявки исполнителю.
• Срок исполнения (указать дату и время).
• Фактическое исполнение (дата, подпись заявителя о приёмке).
• Подпись ответственного лица ТСЖ (председатель или инженер).

Пошаговая инструкция по ведению

1. Выбор формы
   Подойдёт:
   • брошюрованный бланк тетради А4 с прошитыми и пронумерованными страницами;
   • электронная таблица в Excel или Google Sheets с ограниченным доступом на запись;
   • специализированный модуль в ГИС ЖКХ или 1С: Домуправление.
2. Нумерация и опись
   На титульном листе делается надпись: «Журнал регистрации заявлений ТСЖ «Зелёный Бор» 2026 г.». Далее — опись листов, подписи председателя и бухгалтера, скреплённые печатью.
3. Регистрация обращений
   • Заполняем все колонки сразу при приёме заявки.
   • Если заявка поступила по телефону, заводим запись, а затем просим заявителя прислать подтверждение в WhatsApp или на эл. почту и прикрепляем скрин/письмо к делу.
4. Передача исполнителю
   На основании журнала формируется наряд-заказ или договор подряда, в котором указываеться номер записи из журнала. Подрядчик расписывается в графе «Принял к исполнению».
5. Контроль исполнения и закрытие
   После выполнения работы:
   1. заездная бригада/мастер проставляет дату фактического исполнения;
   2. жилец расписывается в графе «Принял»;
   3. ответственное лицо ТСЖ ставит подпись и печать.

Примеры типовых записей

Пример 1 (аварийная):

┌──┬------------┬---------------┬-----------┬-------------┬-----------┬-----------┬------------┬-------┬----------┬------------┐
│№ │Дата/время │Заявитель │Адрес │Проблема │Исполнитель│Передано │Срок │Факт │Подпись │Примечание │
├──┼------------┼---------------┼-----------┼-------------┼-----------┼-----------┼------------┼-------┼----------┼------------┤
│15│ │Иванов И.И. │кв.45, 2 │Протечка │ООО «Водок│24.03 10:15│До 17:00 │16:40 │Иванов │Заменён │
│ │10:05 │ │подъезд │сантехники │-сервис» │ │24.03 │ │ │кран-букса │
└──┴------------┴---------------┴-----------┴-------------┴-----------┴-----------┴------------┴-------┴----------┴------------┘

Пример 2 (улучшение):

│87│ │Смирнова Л.П. │кв.12 │Установка │ИП │20.02 09:00│25.02 │24.02 │Смирнова │Работа │
│ │ │ │ │домофона │Петров А.А.│ │ │ │ │принята │

Как хранить и предоставлять на проверку

• Оригинал журнала хранится у председателя правления в сейфе/металлическом шкафу не менее 5 лет (по правилам бухгалтерского и налогового учёта при УСН).
• Электронную копию выгружаем в PDF/A раз в квартал, подписываем ЭЦП председателя и главного бухгалтера.
• По запросу налоговой или жилищной инспекции предоставляем заверенную выписку по заданному диапазону дат в течение 3 рабочих дней.

Шаблон журнала в Excel

Скачать готовый файл: journal_template.xlsx (пароль на редактирование: TSJ2026!)

Контакты для обращений

• ТСЖ «Зелёный Бор»
  Адрес: г. Москва, ул. Лесная, д. 10, офис правления, 1-й этаж
  Телефон диспетчера: +7 (495) -23-45-67 (круглосуточно)
  Эл. почта: info@tsj-greenbor.ru
• Председатель правления
  Ф. И. О.: Кузнецов Алексей Викторович
  Приёмные часы: пн-чт 16:00-19:00, сб 10:00-13:00
  Моб.: +7 (900) -00-00-01
• Бухгалтерия
  Эл. почта: buh@tsj-greenbor.ru
  Тел.: +7 (495) -23-45-68 (вн. 102)
• Горячая линия жилищной инспекции
  Тел.: 8 (800) -50-00-00 (бесплатно по РФ)

Внимание! При обращении в ТСЖ просьба сообщать номер записи в журнале (если уже получен) или адрес квартиры и краткое описание проблемы — это ускорит обработку заявки.