В этой статье собран полный перечень обязательных документов, которые обязано хранить любое товарищество собственников жилья (ТСЖ), а также описаны способы получения, хранения и контактные данные организаций, к которым можно обратиться за помощью.
Учредительные документы
- Учредительный договор — подписан всеми первоначальными участниками ТСЖ; хранится в подлиннике у председателя правления.
- Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН) — выдается ИФНС по месту нахождения ТСЖ; можно заказать дубликат через service.nalog.ru.
- Устав ТСЖ — утверждается общим собранием; должен быть зарегистрирован в налоговой и заверен печатью регистратора.
Документы общих собраний
- Протоколы общих собраний членов ТСЖ (ежегодные и внеочередные) — хранятся не менее 6 лет.
- Решения общих собраний по вопросам:
- утверждения сметы доходов и расходов;
- избрания правления и ревизионной комиссии;
- установления размера обязательных платежей.
Финансовая и бухгалтерская документация
| Документ | Где хранить | Срок хранения |
|---|---|---|
| Бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах | Электронный и бумажный архив бухгалтерии | 5 лет по окончании года |
| Кассовая книга | Сейф или огнестойкий шкаф | 5 лет |
| Договоры на управление, подряд, поставку, оказание услуг ЖКХ | Электронный и бумажный архив | Срок действия + 3 года |
Техническая и правовая документация на дом
- Технический паспорт дома — выдаётся БТИ; актуализируется после капремонта. Получить дубликат можно в Росреестре или в местном филиале БТИ.
- Выписка из ЕГРН — подтверждает право собственности ТСЖ на общее имущество; заказывается на rosreestr.ru (350–750 руб.).
- Акт ввода дома в эксплуатацию — хранится в подлиннике; если утерян, дубликат можно заказать в местной администрации или архиве застройщика.
Штатные документы персонала
ТСЖ нанимает:
- управляющего (дома свыше 50 квартир обязательно);
- бухгалтера;
- уборщиц/дворников.
Для каждого сотрудника заводится личное дело:
- трудовой договор;
- копия паспорта, ИНН, СНИЛС;
- приказы о приёме, перемещении, увольнении;
- табель учёта рабочего времени.
Дополнительные документы для сдачи отчётности
- Ежеквартальная отчётность в Госжилинспекцию — подаётся через региональный портал госуслуг.
- Форма 6-НДФЛ и РСВ (взносы) — сдаются в ИФНС через сервис «Отчет-онлайн».
- Отчет о капремонте в Фонд капремонта — форма по региональному закону.
Как восстановить утерянные документы ТСЖ
Если исчезли важные бумаги:
- Учредительные документы — закажите выписку из ЕГРЮЛ на сайте ФНС (бесплатно в электронном виде).
- Финансовые документы — запросите дубликаты у банка (выписки) и контрагентов (договоры).
- Техпаспорт дома — обратитесь в БТИ вашего города:
- Москва: +7 (495) -77-77-77, сайт mos.ru
- Санкт-Петербург: +7 (812) -76-55-55, сайт gov.spb.ru
Контакты для обращений
- ФНС — ###-###-#### (единая линия), nalog.ru
- Госжилинспекция Москвы — +7 (495) -33-33-33, gji.mos.ru
- Росреестр (ЕГРН, кадастровые выписки) — ###-###-####, rosreestr.ru
- Территориальное управление Минстроя вашего региона — поиск контактов на minstroyrf.ru
- Фонд капремонта — уточните на сайте fondkapremont.ru для вашего региона.
Важно! Все документы рекомендуется хранить в двух экземплярах: бумажном (в сейфе офиса ТСЖ) и электронном (облачное хранилище + резервная копия на защищённом диске).