Самое главное помнить: сроки хранения документов регулируются Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г. и другими нормативными актами (Налоговый кодекс, Трудовой кодекс, Гражданский кодекс и т.д.). Нарушение требований приводит к штрафам, невозможности подтвердить правовые позиции и другим юридическим рискам.
Правовая база
- Приказ Росархива № 236 от – «Перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения».
- Статья 29 Налогового кодекса РФ – сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов (не менее 5 лет).
- Трудовой кодекс РФ – сроки хранения кадровых документов (от 3 до 50 лет в зависимости от вида документа).
- Гражданский кодекс РФ – сроки хранения договоров и юридических бумаг (от 3 до 10 лет, иногда более).
- Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от № 5‑ФЗ.
Классификация документов ООО
2.1 Управленческие (корпоративные)
- Учредительные документы (устав, учредительный договор, протоколы учредительных собраний).
- Документы органов управления (протоколы собраний участников, решения, приказы генерального директора).
- Отчётная документация (годовые отчёты, финансовая отчётность).
2.2 Бухгалтерские и налоговые
- Первичные бухгалтерские документы (накладные, счета‑фактуры, приходные и расходные ордера).
- Бухгалтерская отчётность (балансы, отчёты о прибылях и убытках, налоговые декларации).
- Налоговые документы (акт сверки, расчётные листы по налогам, копии налоговых проверок).
2.3 Кадровые (HR)
- Трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, личные дела сотрудников.
- Документы по охране труда, медицинские справки, аттестационные листы;
- Учётные карточки, графики работы, расчётные листы по заработной плате.
2.4 Юридические и договорные
- Договоры с контрагентами, аренда, лизинг, поставка, подряд.
- Судебные и административные документы, решения арбитражных судов.
- Документы по интеллектуальной собственности, лицензии.
Сроки хранения документов (2026 год)
Ниже представлена таблица‑шпаргалка с типовыми сроками хранения, принятыми в соответствии с Приказом Росархива № 236 и отраслевыми нормативами.
| Тип документа | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Учредительные документы (устав, учредительный договор, изменения) | 75 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Протоколы собраний участников, решения органов управления | 50 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Бухгалтерские первичные документы (накладные, счета‑фактуры) | 5 лет | Статья 29 НК РФ |
| Бухгалтерская отчётность, налоговые декларации | 5 лет (налоговый контроль) / 10 лет (управленческий архив) | НК РФ, Приказ Росархива |
| Трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении | 5 лет после окончания трудовых отношений | ТК РФ, Приказ Росархива |
| Личные дела сотрудников | 50 лет после прекращения трудовых отношений | ТК РФ, Приказ Росархива |
| Документы по охране труда (аттестация, инструктажи) | 5 лет (период действия) + 5 лет после завершения | Трудовое законодательство |
| Договоры с контрагентами (поставки, аренда, услуги) | 3–10 лет (зависит от вида договора) | ГК РФ, Приказ Росархива |
| Документы, подлежащие постоянному хранению (свидетельства о регистрации, лицензии) | Бессрочно (до прекращения деятельности) | Приказ Росархива № 236 |
| Документы после ликвидации ООО (архивные, уставные) | Не менее 10 лет после завершения ликвидации | Приказ Росархива, Федеральный закон «Об архивном деле» |
Порядок хранения документов
4.1 Физический (бумажный) архив
- Размещение. Документы размещаются в запечатанных металлических шкафах, снабженных системой контроля доступа.
- Условие хранения. Температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
- Идентификация. Каждый документ снабжается меткой (номер, дата, наименование, срок хранения) и вносится в реестр.
- Контроль доступа. Выдача происходит только по расписке или заказным письмам, подтверждающим цель получения.
4.2 Электронный архив
- Сканировать оригиналы в формате PDF/A‑2 (долговременный архивный формат).
- Хранить в защищённом сервере с резервным копированием (минимум 3 копии: локальная, удалённая, облачная).
- Обеспечить контроль целостности (контрольные суммы SHA‑256) и журнал доступа.
- Регулярно проверять актуальность носителей (механически ломать флеш‑накопители, утилизировать их после окончания срока).
4.3 Переход от текущего (оперативного) архива к постоянному
Документы, срок хранения которых превышает 5 лет, переводятся в постоянный архив. При этом необходимо оформить акт передачи, указав перечень документов, их состояние и срок дальнейшего хранения.
Порядок уничтожения документов
- Подготовка. Составить акт уничтожения, согласовать его с бухгалтерией и юридическим отделом.
- Проверка. Убедиться, что сроки хранения истекли и нет открытых проверок со стороны налоговых/контрольных органов.
- Методы уничтожения.
- Бумажные документы – измельчение в шредер (мелкие частицы < 5 мм) либо сжигание в специализированных печах.
- Электронные носители – механическое разрушение (дробление, измельчение) и/или физическое уничтожение с последующей утилизацией.
- Документирование. В акте указываются количество уничтоженных листов, тип носителей, дата, подписи ответственных лиц.
Хранение документов после ликвидации ООО
После завершения процедуры ликвидации обязательные к хранению документы (учредительные, бухгалтерские, налоговые) передаются в архив или сохраняются в собственном архиве учредителя. Сроки:
- Учредительные документы – 75 лет.
- Бухгалтерские и налоговые – минимум 5 лет после даты окончания налогового периода, но рекомендуется 10 лет.
- Кадровые документы – 50 лет после прекращения трудовых отношений.
Невыполнение требований может стать основанием для наложения административных штрафов (до 300 000 руб.) и усложнить процесс реабилитации компании.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Когда начинается срок хранения? С 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства документа (п. 4.1 Инструкции Росархива).
- Можно ли хранить документы в облаке? Да, при условии обеспечения confidentiality, integrity и availability (шифрование, резервные копии, юридически оформленное соглашение с провайдером).
- Какие санкции за несоблюдение сроков? Штрафы от 5 000 до 300 000 руб. за каждый документ, а также возможность наложения блокировки банковских счетов при налоговых проверках.
- Кому обращаться за разъяснениями? Смотрите раздел «Контакты» ниже.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по организации архивного процесса, срокам хранения или порядку уничтожения, свяжитесь с компетентными органами и специалистами:
- Росархив (Федеральное агентство по делам архивов)
Тел.: +7 (495) -11‑22‑33
Email: info@rosarchiv.ru
Сайт: rosarchiv.ru - Налоговая инспекция по месту регистрации ООО
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
Email: tax@region.ru - Госуслуги – сервис «Электронный архив»
Тел.: 8‑800‑555‑35‑35
Сайт: gosuslugi.ru/archiv - Юридическая фирма «Право и Архив» (консультация по документальному праву)
Тел.: +7 (495) -88‑77‑66
Email: consult@pravoirarchiv.ru - Бухгалтерская компания «Контур‑Бух» (помощь в организации бухгалтерского архива)
Тел.: +7 (495) -11‑33‑44
Сайт: kontur-buh.ru
Соблюдение порядка и сроков хранения документов ООО – критически важный элемент корпоративного управления. Правильный архивный процесс позволяет:
- Снизить риски налоговых и трудовых проверок;
- Обеспечить быстрый доступ к необходимой информации;
- Защитить интересы компании в судебных спорах;
- Сохранить историческое наследие предприятия.
Регулярно проверяйте соответствие вашей практики актуальному законодательству, фиксируйте все изменения в реестре и не забывайте про своевременное уничтожение просроченных документов.
Дата публикации: 23 марта 2026 г.