Содержание статьи

1. Что такое опись документов и зачем она нужна?
2. Нормативно-правовая база
3. Перечень документов, подлежащих описи в ТСЖ
4. Этапы составления описи
5. Образец бланка описи
6. Контакты для обращений

Что такое опись документов и зачем она нужна?

Опись — это официальный перечень документации, который оформляется при передаче, сдаче, утилизации или инвентаризации бумаг. Она фиксирует:

• какие именно документы находятся в архиве ТСЖ;
• в каком виде (оригинал/копия) они хранятся;
• количество листов и экземпляров;
• дату и лицо, ответственные за передачу/получение.

Самое главное помнить, что без надлежащей описи ТСЖ рискует получить штрафы от контролирующих органов, а также может потерять важные документы, необходимые при проверках ФНС, ПФР, ФСС и др.

Очень важно оформить опись в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489‑1‑2019 «Информация и документация. Управление документами» и ФЗ № 162‑ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».

Нормативно‑правовая база

Документальное оформление в ТСЖ регулируется:

• Федеральным законом от  № 162‑ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»;
• Приказом ФСТЭК от  № 101‑ст, в котором утверждён ГОСТ Р ИСО 15489‑1‑2019;
• Жилищным кодексом РФ и Федеральным законом № 89‑ФЗ «О ТСЖ и ТСН»;
• Региональными нормативными актами (постановления, приказы органов исполнительной власти).

Перечень документов, подлежащих описи в ТСЖ

Для удобства проверки и фиксации наличия/отсутствия документов ТСЖ рекомендуется вести опись по следующим группам:

Корреспонденция

• Входящие письма и документы (журнал входящей корреспонденции).
• Исходящие письма и документы (журнал исходящей корреспонденции).

Управленческие документы ТСЖ/ТСН

• Устав ТСЖ, свидетельство о регистрации в ЕГРЮЛ.
• Внутренние нормативные акты (приказы, распоряжения, положения, инструкции, должностные инструкции).
• Протоколы заседаний правления, общих собраний собственников, ОСС МКД.
• Реестр членов ТСЖ и журнал заявлений о вступлении.
• Реестр собственников МКД.
• Отчёты ревизионной комиссии.
• Журнал учёта обращений граждан.

Техническая документация МКД (постоянного хранения)

• Технический паспорт МКД.
• Техпаспорт и акты периодического освидетельствования лифтов.
• Схемы планировки и инженерных сетей.
• Акты ввода в эксплуатацию общедомовых приборов учёта (ОДПУ).

Бухгалтерская документация

• Справка об открытии расчётного счёта.
• Счета‑фактуры, акты выполненных работ.
• Отчёты по обязательным платежам (начисления, списки должников).
• Отчёты в ФНС, ПФР, ФСС, ГЖИ (возможна электронная форма).
• Авансовые отчёты.

Регистрационный учёт и «паспортный стол» (при наличии)

• Свидетельства о собственности на жилые помещения.
• Домовая книга МКД.
• Журнал выдачи справок, выписок.

Договорная документация

• Договоры с поставщиками коммунальных услуг (РСО, ТЭЦ и др.).
• Договоры с собственниками, не являющимися членами ТСЖ (обслуживание и ремонт).
• Договоры с жителями на дополнительные услуги (ХВС, ГВС, утилизация).

Финансово‑хозяйственная документация

• Смета доходов и расходов, отчёты о выполнении сметы.
• Журнал учёта показаний ОДПУ (воды, газа, электроэнергии, тепла).
• Акты осмотров общедомового имущества.

Законодательные акты и нормативные документы

• Федеральные законы, постановления, приказы, региональные нормативные акты, ОМС.
• СНиП‑ы, ГОСТ‑ы, методические рекомендации по содержанию и ремонту жилого фонда.

Этапы составления описи

1. Подготовка к инвентаризации
   • Назначьте ответственного — обычно это главный бухгалтер или специалист по документообороту.
   • Соберите все регистры (журналы, реестры, книги учёта) и распределите документы по группам, указанным в пункте 3.
2. Проверка наличия оригиналов и копий
   • Отметьте, какой документ хранится в оригинале, а какой — в виде копии.
   • Убедитесь, что у каждого оригинала есть подпись и печать (если требуется).
3. Заполнение бланка описи
   • Внесите обязательные реквизиты (см. раздел 5).
   • Укажите количество листов и экземпляров.
   • Для каждого документа укажите дату создания, номер (если есть) и ответственного за хранение.
4. Подпись и печать
   • Документ подписывается председателем правления и главным бухгалтером.
   • На официальном бланке ставится печать ТСЖ.
5. Хранение описи
   • Опись хранится в архиве ТСЖ вместе с оригинальными документами.
   • При передаче документов (например, в налоговую) опись прилагается к пакету.

Образец бланка описи документов

Ниже приведён простой шаблон, который можно адаптировать под нужды вашего ТСЖ.

После заполнения таблицы добавьте подписи:

Подпись председателя правления: ______________________ (Ф.И.О.)

Подпись главного бухгалтера: ______________________ (Ф.И.О.)

Печать ТСЖ: ______________________

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по оформлению описи, подбору нормативных документов или требуется профессиональная помощь в ведении документооборота ТСЖ, свяжитесь с нами:

• Отдел документооборота
  • Телефон: 8 (812) -27‑09‑10
  • E‑mail: doc@zhkprof.ru
  • Время работы: Пн‑Пт, 09:00‑18:00
• Юридический центр «ТМ» (АНО «ЦДР «ТМ»)
  • Адрес: 199178, Россия, Санкт‑Петербург, ул. Конная, д. 13
  • Телефон: 8 (812) -27‑09‑10
  • E‑mail: legal@tm-center.ru
• Служба поддержки онлайн‑бухгалтерии «Моё дело»
  • Сайт: moedelo.org
  • Телефон горячей линии: +7 (495) -23‑45‑67
  • Чат‑поддержка в режиме 24/7

Мы поможем подготовить опись, оформить все необходимые реквизиты и обеспечить соответствие требованиям ГОСТ и законодательства.

© 2026 ЖКХ‑Проф. Все права защищены.