В современном ООО делопроизводитель играет ключевую роль в организации документооборота и обеспечении бесперебойной работы офиса. Ниже представлена подробная информация о статусе, правах, обязанностях и контактных данных специалиста по делопроизводству.

Категория и статус делопроизводителя

• Категория персонала: специалист.
• Назначение на должность: приказом директора компании по согласованию.
• Увольнение: приказом директора компании по согласованию.
• Подчинённость: находится в подчинении непосредственного руководителя (обычно руководителя секретариата или юридического отдела).

Список перечислений: контакты для обращений

• HR-отдел ООО — для вопросов приёма на работу и оформления документов:
  • Телефон: +7 (495) -23-45-67
  • E-mail: hr@ooo-example.ru
• Юридический отдел, для консультаций по нормативным актам и регламентации документооборота:
  • Телефон: +7 (495) -23-45-68
  • E-mail: legal@ooo-example.ru
• Руководитель делопроизводства, для внутренних вопросов и согласования рабочих процессов:
  • Телефон: +7 (495) -23-45-69
• Бухгалтерия — при необходимости подготовки финансовых документов:
  • Телефон: +7 (495) -23-45-70
  • E-mail: accounting@ooo-example.ru

Права делопроизводителя в ООО

1. Ознакомление с проектами распоряжений.
   
   Делопроизводитель имеет право заранее изучать все документы, касающиеся его сферы деятельности.
2. Внесение предложений.
   
   Может предлагать улучшения по модернизации и автоматизации процессов документооборота.
3. Получение и контроль документов.
   
   Получает дела во временное пользование и контролирует соблюдение сроков их возврата.

Должностные обязанности

Согласно актуальным требованиям Трудового кодекса РФ и профессиональному стандарту, делопроизводитель в ООО обязан:

• Организовывать систематизацию и текущее хранение документов по номенклатуре дел.
• Выдавать документы (дела) во временное пользование строго по журналу учёта.
• Контролировать сроки и полноту возврата документов.
• Вести электронные и бумажные журналы регистрации входящей/исходящей корреспонденции.
• Обеспечивать конфиденциальность и сохранность документов, содержащих персональные данные.

Порядок оформления должностной инструкции

Должностная инструкция делопроизводителя является внутренним локальным актом ООО и утверждается приказом генерального директора. Она не должна противоречить:

• Трудовому кодексу РФ;
• Иным нормативным актам (ФЗ, постановлениям, приказам Минтруда);
• Локальным актам компании (уставу, коллективному договору, правилам внутреннего трудового распорядка).

Бланк и шаблон для скачивания

Для вашего удобства мы подготовили готовый образец должностной инструкции делопроизводителя в форматах DOC и PDF:

• Скачать DOC
• Скачать PDF

Примечание

Важно! Любые изменения или дополнения к должностной инструкции вступают в силу только после подписания нового приказа директора и ознакомления работника под роспись.

Делопроизводитель в ООО — это не просто «секретарь», а полноценный специалист, обеспечивающий юридическую и организационную целостность документооборота. Придерживаясь приведённых выше контактов и регламентов, вы гарантируете корректное взаимодействие с этим ключевым сотрудником вашей компании.