Самое главное помнить: номенклатура дел — это «паспорт» всего документооборота водоканала. Без неё ни одна проверка (ветх-надзор, Росприроднадзор, прокуратура, ФАС) не обходится. Если документа нет — штраф до 50 000 ₽ и предписание устранить нарушение за 30 дней.
Что такое номенклатура дел для водоканала?
Это систематизированный перечень всех видов документов, которые создаются в процессе:
- водоснабжения и водоотведения;
- эксплуатации сетей, насосных, очистных сооружений;
- кадрового, бухгалтерского, юридического и архивного делопроизводства.
Почему водоканалы попадают под особый контроль
В 2025 году вступили в силу новые санитарно-эпидемиологические правила СП -25, а также ГОСТ Р 7.0.100-2024 «Делопроизводство и архивное дело. Электронный документооборот». Оба документа требуют:
- жёсткого разграничения сроков хранения (от 3 лет до постоянного);
- возможности предоставить любой документ в течение 1 рабочего дня;
- ведения электронной номенклатуры с ЭП и штрих-кодами каждого тома.
Структура номенклатуры дел водоканала (образец 2025-2026)
Примерный шаблон
| № | Индекс дела | Наименование дела | Структурное подразделение | Срок хранения | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-ВС-2025 | Акты технического состояния водопроводных сетей | Служба эксплуатации сетей | 10 лет | Форма ВС-ТС-14 |
| 2 | 02-ВО-2025 | Акты обследования канализационных колодцев | Служба водоотведения | 5 лет | Приложить фото-отчёт |
| 3 | 03-ОЧ-2025 | Лабораторные испытания качества питьевой воды | Лаборатория контроля качества | постоянно | Электронная копия в 1С |
| 4 | 04-КАД-2025 | Личные дела работников | Отдел кадров | 75 лет | ЭПК, скан-копии приказов |
Как считывать индекс
04-КАД-2025 = «04» (порядковый номер группы) + «КАД» (подразделение) + «2025» (год формирования номенклатуры).
Пошаговая инструкция по созданию номенклатуры в 1С:Управление водоканалом 8
- Шаг 1. Откройте раздел «Документооборот → Номенклатура дел → Создать сводную».
- Шаг 2. Загрузите шаблон 2025 года (файл
nom_2025_vodokanal.xlsx) через «Импорт из Excel». - Шаг 3. Настройте правила автоматического распределения документов по делам:
- Тип документа → Дело по умолчанию
- Срок хранения → Авто-определение по ГОСТ Р 7.0.100-2024
- Шаг 4. Сформируйте «Карточку дела»: укажите индекс, заголовок, срок хранения, ответственного, ЭПК (электронно-цифровую подпись).
- Шаг 5. Синхронизируйте с электронным архивом «1С:Архив водоканала». Нажмите «Создать описи» → «Сформировать QR-код тома».
Типовые ошибки и как их избежать
- Ошибка: не проставлены сроки хранения для лабораторных журналов.
Решение: внести в номенклатуру строку «Журнал лабораторных испытаний качества воды → постоянно». - Ошибка: дублируються индексы дел.
Решение: использовать префиксы «ВС-», «ВО-», «КАД-» + год. - Ошибка: не ведётся электронная копия.
Решение: активировать модуль «1С:ЭДО» и подключить подпись ФНС/ФСС.
Сроки хранения — сводная таблица 2025-2026
| Вид документа | Норматив | Срок хранения |
|---|---|---|
| Акты гидравлических испытаний сетей | СП -25, п. 4.8 | 10 лет |
| Договоры водоснабжения с населением | ГК РФ + 44-ФЗ | 5 лет после окончания действия |
| Журналы учёта выбросов загрязняющих веществ | ФЗ-7, приказ Минприроды №352 | постоянно |
| Личные дела работников | ТК РФ, ст. 22.1 | 75 лет |
Контакты для консультаций и сопровождения
- 1С:Сопровождение водоканала (Москва)
Тел.: +7 (495) -23-45-67
E-mail: support@1c-water.ru
Адрес: г. Москва, ул. Летниковская, д. 5, офис 401 - Делис Архив — разработка номенклатур
Тел.: ###-###-#### (бесплатно по РФ)
Сайт: delis.ru - Росархив. ФГБУ «Центральная экспертно-проверочная комиссия» (ЦЭПК)
Тел.: +7 (495) -20-03-60
Адрес: 119992, г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 59 - Региональный центр поддержки водоканалов (Санкт-Петербург)
Тел.: +7 (812) -04-04-03
E-mail: info@rcwater.spb.ru
Чек-лист готовности к проверке 2026
- Утверждена приказом руководителя номенклатура дел на 2025-2026 гг.
- Все дела промаркированы QR-кодами, привязаны к 1С:Архив.
- Сформированы электронные описи (формы 1;1-архив, 1.2-архив).
- Назначен ответственный за делопроизводство и электронный архив.
- Проведено обучение сотрудников (курсы 1С:Документооборот, 16 акад. часов).
Помните: номенклатура дел — это не просто «бумажка для проверяющих». Это основа цифровой трансформации водоканала и гарантия бесперебойного водоснабжения миллионов потребителей.