Управляющая компания (УК) обязана систематически документировать свою деятельность. Ведение специализированных журналов — это не формальность, а юридическое требование, закреплённое в ПП РФ № 731, ПП РФ № 354, Приказе Минстроя № 728/пр и ряде других нормативных актов. Ниже приведён актуальный на 24 марта 2026 года перечень журналов, который должен быть у каждой УК, ТСЖ или ЖК, с указанием контактов для получения бланков, электронных форм и консультаций.

Основные обязательные журналы

• Журнал учета заявок населения
  
  В него вносятся:
  • дата и время поступления заявки;
  • адрес и ФИО заявителя;
  • характер неисправности;
  • дата и результат устранения (подпись исполнителя).

  Форма утверждена Приложением № 5 к ПП РФ № 354. Скачать бесплатный шаблон можно на портале КонсультантПлюс.

• Журнал эксплуатации многоквартирного дома
  
  Фиксируются:
  • ежедневные обходы общего имущества;
  • выявленные дефекты и меры по их устранению;
  • подпись ответственного лица.
• Журнал учета проверок (технических осмотров)
  
  Используется для регистрации:
  • ежеквартальных проверок МЧС, Ростехнадзора, Роспотребнадзора;
  • актов-рекомендаций и сроков их исполнения.
• Журнал учета показаний ОПУ (общедомовых приборов учёта)
  
  Вносится ежемесячно с 23 по 25 число в соответствии с п. 31 ПП РФ № 354. Данные используются для начисления ОДН.
• Журнал учета и поверки ИПУ (индивидуальных приборов учёта)
  
  Отображает:
  • технические характеристики ИПУ;
  • дата установки и последующих поверок;
  • замена или ремонт.

  Предоставление информации из этого журнала собственнику не считается разглашением персональных данных (разъяснение ГАРАНТ.РУ от ).

• Журнал учета инструктажей по охране труда
  
  Регистрируются:
  • вводный инструктаж;
  • повторный, внеплановый, целевой инструктаж;
  • подписи инструктируемого и инструктора.
• Журнал учета выдачи ключей и доступа в технические помещения
  
  Необходим для соблюдения требований безопасности и контроля доступа.
• Журнал аварийно-диспетчерской службы (АДС)
  
  Все обращения фиксируются в хронологическом порядке с привязкой к дому и подъезду.
• Журнал учета капитального ремонта и плановых работ
  
  Используется для:
  • фиксации начала и окончания работ;
  • подписей представителей УК и подрядчика.

Дополнительные журналы, рекомендованные к ведению

1. Журнал контроля качества уборки, ежедневные записи дворника/клининговой службы.
2. Журнал технического обслуживания лифтов — с ежемесячными отметками и подписью представителя лифтовой службы.
3. Журнал учета жалоб и предложений собственников — используется для формирования годового отчёта и публикации в ГИС ЖКХ.
4. Журнал учета дезинфекционных обработок — особенно актуален для домов с выявленными вредителями или плесенью.

Как оформить журнал правильно

Требования 2026 года:

• журналы могут быть как бумажными, так и электронными (при условии криптографической защиты и ежемесячного резервного копирования);
• на титульном листе указывается:
  • наименование УК/ТСЖ;
  • адрес дома;
  • ФИО ответственного лица;
  • дата начала ведения журнала.
• записи делаются чернилами, без помарок; ошибки заверяются подписью и печатью;
• хранение — не менее 3 лет после последней записи (для ОПУ и ИПУ — 6 лет).

Где получить бланки и электронные формы

Пошаговая инструкция: как собственнику получить копию журнала

1. Напишите заявление в свободной форме на имя руководителя УК/ТСЖ.
2. Укажите ФИО, адрес квартиры, контактный телефон и e-mail.
3. Уточните, какой именно журнал и за какой период вас интересует (например, «журнал учета заявок за январь–март 2026 г.»).
4. Отдайте заявление в офис УК лично или отправьте заказным письмом с уведомлением.
5. Срок предоставления копии — не более 5 рабочих дней (п. 36 ПП РФ № 731).
6. Получите документы на руки или в электронном виде — это бесплатно.

Ответственность за отсутствие журналов

Неведение обязательных журналов влечёт:

• административный штраф на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 ₽ (ст. 6.4 КоАП РФ);
• штраф на юрлицо — от 100 000 до 300 000 ₽;
• включение в реестр недобросовестных поставщиков ГИС ЖКХ;
• возможное досрочное расторжение договора управления решением общего собрания.

✅ Количество обязательных журналов в 2026 году — 9.
✅ Электронный формат допускается при соблюдении требований к защите персональных данных.
✅ Обновляйте журналы ежемесячно и размещайте годовой отчёт в ГИС ЖКХ до 31 марта.
✅ При смене УК весь комплект журналов передаётся новой организации под акт приёма-передачи.

Если остались вопросы, обращайтесь:

• Горячая линия ГИС ЖКХ: ###-###-#### (круглосуточно)
• Электронная почта Минстроя РФ: mkd@minstroy.gov.ru
• Бесплатные шаблоны и консультации: help@roskvartal.ru

Очень важно! Своевременное и грамотное ведение журналов не только защитит от штрафов, но и повысит доверие жильцов, улучшит прозрачность работы и позволит быстро подготовиться к любым проверкам.