Важно: первые 10 секунд разговора с секретарём решают‚ пройдёте вы дальше или нет. Ниже вы найдёте проверенные фразы‚ структуру диалога и контакты служб‚ куда можно обратиться за уточнениями.
Подготовка перед звонком
- Узнайте имя и отчество секретаря. Часто указано на сайте в разделе «Контакты → Приёмная».
- Сформулируйте цель звонка в одном предложении. Например: «Уточнение условий поставки».
- Подготовьте 2–3 альтернативных фамилии специалистов‚ которых можно попросить в случае отказа.
Структура идеального первого обращения
- Приветствие.
«Доброе утро!» или «Добрый день!» - Краткое представление.
«Меня зовут Алексей Викторович Иванов‚ компания ООО «Промтех».» - Уважительная просьба.
«Помогите‚ пожалуйста‚ соединить меня с Еленой Петровной Сидоровой или с тем‚ кто отвечает за закупки оборудования.» - Благодарность и закрепление результата.
«Спасибо большое‚ буду признателен за помощь.»
10 готовых фраз для разных ситуаций
Фразы для быстрого прохода секретаря
- «Простой вопрос»: «Подскажите‚ пожалуйста‚ как дозвониться до руководителя IT-отдела?»
- «Урезанный вариант»: «Добрый день! Соедините‚ пожалуйста‚ с начальником отдела логистики.»
- «Иллюзия знакомства»: «А Елена Петровна уже в офисе или пока совещание?»
- «Срочность»: «Скажите‚ пожалуйста‚ это срочно‚ связано с контрактом на сегодняшний день.»
- «Просьба о помощи»: «Помогите разобраться: к кому обратиться по вопросу сервисного обслуживания?»
- «Маркетинговое исследование»: «Проводим анкетирование для делового СМИ. Кто у вас отвечает за PR?»
- «Альтернатива»: «Кто занимается бюджетированием — финансовый директор или главный бухгалтер?»
- «Уточнение контакта»: «Нам поступил запрос от вашего сотрудника‚ но не успели записать имя. Можете подсказать‚ кто из отдела закупок мог звонить?»
- «Самый замечательный»: «Соедините меня‚ пожалуйста‚ с вашим гениальным руководителем Александром Константиновичем!»
- «Ссылка на письмо»: «Уточните‚ пожалуйста‚ имя-отчество руководителя для официального письма.»
Табу при общении с секретарём
- Не называйте цель продажи. Используйте нейтральные формулировки: «обсудить сотрудничество»‚ «уточнить параметры проекта».
- Не давите. Фразы вроде «я должен поговорить» вызывают отторжение.
- Не экономьте на вежливости. «Пожалуйста»‚ «спасибо»‚ «буду признателен», обязательны.
Что делать‚ если секретарь отказывается соединять
- Предложите альтернативу: «Могу отправить краткое письмо на имя директора или заполнить форму обратной связи на сайте.»
- Согласитесь на обратный звонок: «Понимаю‚ оставьте‚ пожалуйста‚ мои контакты‚ если появится время для звонка.»
- Уточните почту секретаря для дальнейшего официального обращения.
Контакты для обращений и уточнений
Если вы не нашли нужный телефон:
- Единая справочная компаний России: +7 (495) -49-11-11 (круглосуточно).
- 2ГИС-каталог: https://2gis.ru — вбейте название компании‚ раздел «Контакты».
- Яндекс.Картa: https://yandex.ru/maps — ищите организацию‚ раздел «Телефоны».
- Горячая линия ФНС РФ: ###-###-#### — уточните юридические адреса и телефоны компаний-партнёров.
Для уточнения имени и отчества руководителя:
- ЕГРЮЛ/ЕГРИП онлайн: https://egrul.nalog.ru — введите ИНН или ОГРН‚ во вкладке «Сведения о руководителе» указаны ФИО.
- Сайт компании → раздел «Руководство».
- LinkedIn: https://ru.linkedin.com, введите название компании и фильтр «People».
Чек-лист перед звонком
- ☐ Имя и отчество секретаря выписаны.
- ☐ Цель звонка сформулирована в 1 фразе.
- ☐ 3 альтернативных специалиста на случай отказа.
- ☐ Открыт календарь для записи времени обратного звонка.
- ☐ Голосовые заметки или блокнот под рукой для ФИО и контактов.
Помните: секретарь — ваш первый союзник. Уважительное‚ чёткое и доброжелательное обращение повышает шансы соединения до 90 %.