Делопроизводство в управляющих организациях жилищно-коммунального хозяйства (ЖКХ) — это основа любого документооборота.
Оно позволяет не только быстро находить нужный документ, но и гарантировать соблюдение законодательства при хранении, передаче и уничтожении документов.
Ниже приведён подробный алгоритм, типовые формы, сроки хранения и контакты организаций, к которым можно обращаться за консультациями и шаблонами.

Что такое инструкция по делопроизводству и зачем она нужна

Инструкция по делопроизводству — это локальный нормативный акт, в котором прописаны:

• структура и последовательность работы с документами;
• обязанности ответственных лиц (делопроизводителя, архивариуса, руководителя);
• порядок классификации, учёта, хранения и уничтожения документов;
• правила оформления номенклатуры дел.

Инструкция утверждается приказом руководителя и действует бессрочно, пока не внесут существенные изменения.
Если в организации её ещё нет, разработать и утвердить обязательно на общем собрании или приказом.

Номенклатура дел: обновляем каждый год

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.
Утверждается ежегодно до 1 января. Процесс лучше стартовать в ноябре-декабре предыдущего года.

Этапы разработки номенклатуры

1. Выбор типа номенклатуры и создание классификационной схемы (главная таблица разделов: финансы, кадры, хозяйственная деятельность и т. д.).
2. Формулирование заголовков и установление сроков хранения согласно Перечню типовых документов (утверждён Минкультом).
3. Систематизация заголовков по значимости и взаимосвязи;
4. Оформление проекта, согласование и утверждение руководителем.

Ключевые правила заполнения

• Одно дело = не более 250 листов (3–4 см). При превышении — формируются тома.
• Срок хранения определяется по наиболее длительному документу в деле.
• Дела «с грифом ДСП» и конфиденциальными сведениями включаются в номенклатуру на общих основаниях.
• Документы в электронном виде хранятся столько же, сколько и на бумаге, с пометкой «в электронном виде».

Шаблоны документов и образцы

Порядок передачи и уничтожения документов

1. При смене сотрудников дела передаются по акту приёма-передачи.
2. Уничтожение возможно только после исключения дела из номенклатуры и истечения срока хранения.
3. Уничтожать текущие дела запрещено, даже если заявление отозвано.
4. Оформляется акт о выделении к уничтожению и согласовывается с руководителем.

Электронный документооборот и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019

С 2019 г. в России действует ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами».
Он рекомендует:

• создавать единую систему управления документами (СУД);
• хранить документы в двух форматах: оригинал (бумага) и копия (электронка);
• обеспечивать целостность, достоверность и доступность документов на протяжении всего жизненного цикла.

Контакты организаций для консультаций и получения шаблонов

• ЖКХ-Проф (профессиональные услуги в ЖКХ)
  Адрес: 199178, Россия, Санкт-Петербург, ул. Конная, д. 13
  Телефон: 8 (812) -27-09-10
• Минстрой Чеченской Республики
  Адрес: г. Грозный, ул. Санкт-Петербургская, 11, 364021
  Телефон: 8 (8712) -2-48-64, 22-25-92
  Режим работы: Пн–Пт, 09:00–18:00
  Инструкции и формы
• Портал типовых форм ЖКХ
  Адрес: 625026, Тюмень, ул. Малыгина, д. 84, стр. 1, 4 этаж
  Телефон: 7 (3452) -0-34-34
  Скачать формы бесплатно

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству (если ещё нет).
2. До 1 декабря начать разработку новой номенклатуры дел.
3. До 25 декабря согласовать и утвердить номенклатуру приказом руководителя.
4. До 15 января проверить корректность индексов и переходящих дел (отметка «переходящее»).
5. Организовать контроль за сроками хранения и своевременным исключением дел к уничтожению.
6. Обеспечить одновременное хранение бумажной и электронной версии документов.

Следуя этой инструкции, управляющая компания ЖКХ обеспечит законность, порядок и быстрый доступ к любому документу в любой момент времени.