Секретарь в управляющей компании (УК) — это не просто «девушка с блокнотом» у входа.
Это ключевой специалист, который обеспечивает бесперебойность офисных процессов,
взаимодействие с жильцами, контроль документооборота и первичные HR-функции.
В условиях цифровизации ЖКХ роль секретаря стала технологичной: он работает
с электронным документооборотом, ГИС ЖКХ, онлайн-очередями и CRM-системами.
Ниже — подробная статья о том, что именно входит в круг обязанностей секретаря УК,
как он взаимодействует с другими отделами и куда обращаться по вопросам.

Кому подчиняется секретарь и кто его заменяет

• Непосредственное подчинение: генеральному директору УК или руководителю структурного подразделения.
• Замещение на время отсутствия: права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чём издаётся приказ по организации.

Должностные обязанности секретаря в УК (обновлённый перечень 2025 г.)

Организационно-техническое обеспечение руководителя

1. Ведение календаря руководителя, планирование деловых встреч, совещаний и выездов.
2. Организация переговорных, подготовка презентационных материалов и мультимедиа.
3. Обеспечение руководителя канцелярией, печатями и доверенностями.

Документооборот и делопроизводство

• Входящая/исходящая корреспонденция: приём, регистрация, сканирование и распределение писем, претензий и заявок жильцов.
• Электронный документооборот: работа в системе ГИС ЖКХ, загрузка счетов, актов выполненных работ, протоколов ОСС.
• Хранение архива: ведение электронного и бумажного архива документов не менее 3 лет (в соответствии с 261-ФЗ).

Приёмная и клиентская зона

1. Личный приём жильцов, приём телефонных звонков и электронных обращений через сайт и соцсети.
2. Фиксация обращений в CRM-системе, выдача талонов и направление заявок в технические службы.
3. Информирование жильцов о тарифах, графике отключений, результатах ОСС.

Административно-хозяйственные задачи

• Заказ канцелярии, расходных материалов, кофе-брейков для совещаний.
• Взаимодействие с клининговой компанией и охраной.
• Контроль работы почтовых ящиков дома и замена замков при необходимости.

Начальные HR-функции

1. Ведение табеля учёта рабочего времени сотрудников УК.
2. Приём документов от новых сотрудников, оформление трудовых книжек и медицинских полисов.
3. Организация медосмотров и инструктажей по охране труда.

Технологические навыки 2025 года

• Уверенное владение 1С:Документооборот, ГИС ЖКХ, «Штраф-ГИБДД ЖКХ».
• Работа с электронной подписью (ЭЦП) и квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Базовые навыки в Power BI, Excel (формулы, сводные таблицы) для генерации отчётов по обращениям граждан.

Разница между должностными и функциональными обязанностями

Нормативные документы, которыми руководствуется секретарь

1. Устав управляющей компании.
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
3. Должностная инструкция (утверждается приказом директора).
4. Федеральный закон № 261-ФЗ «Об энергосбережении…» (для электронного документооборота).
5. Постановление Правительства РФ № 354 (правила предоставления коммунальных услуг).

Контакты для обращений по вопросам деятельности секретаря

Если вам нужно:

• Уточнить перечень обязанностей секретаря в вашей УК, обращайтесь к кадровику или скачайте официальный шаблон должностной инструкции на сайте www.e-xecutive.ru.
• Подать жалобу на некачественную работу УК — используйте ГИС ЖКХ (раздел «Обращения граждан») или горячую линию Минстроя РФ: ###-###-####.
• Получить юридическую консультацию по ЖКХ — бесплатная линия КонсультантПлюс: ###-###-####.
• Найти образец должностной инструкции секретаря 2025 — портал Jobs.ua: jobs.ua/instruktsii/secretary.
• Сообщить о нарушении прав жильцов — Роспотребнадзор: rospotrebnadzor.ru/feedback.

Краткий чек-лист для секретаря УК на 2025 год

Ежедневно: проверить электронную почту, обновить доску объявлений в подъезде, сдать показания общедомовых приборов учёта.
Еженедельно: сверить план-график отключений с порталом ГИС ЖКХ, подготовить отчёт о входящих обращениях.
Ежемесячно: проверить сроки хранения документов, актуализировать контактные данные аварийных служб.

От его точности и технологичности напрямую зависит, насколько быстро и качественно решаются проблемы жителей многоквартирного дома.