Самое главное помнить: электронный и бумажный журнал товарищества собственников – это не просто «красивая форма», а обязательный инструмент документооборота, отражающий жизнь вашего ТСЖ/ТСН/JCПК и защищающий собственников от финансовых и юридических рисков.

Зачем вести журнал и какие виды бывают

• Журнал входящих документов – фиксирует каждое письмо, счёт, претензию, акт проверки, поступившее в ТСЖ.
• Журнал исходящих документов – регистрирует исходящие приказы, договоры, ответы на запросы, уведомления.
• Журнал протоколов общих собраний – хранит оригиналы/заверенные копии протоколов, решения ревизионной комиссии.
• Журнал заявок и жалоб жильцов – помогает контролировать сроки устранения аварий и нарушений.

Кто ведёт журналы в ТСЖ/ТСН

Обычно это:

1. Председатель ТСЖ (если в уставе нет иных указаний).
2. Бухгалтер или делопроизводитель, заключивший гражданско-правовой договор.
3. Специализированная управляющая компания, привлечённая по договору управления.

Минимальный набор реквизитов журнала

Пошаговая инструкция по созданию журнала в 2026 году

Шаг 1. Утвердите форму на общем собрании

Добавьте в повестку дня вопрос «Об утверждении формы журналов и порядка их ведения». Принять решение можно простым большинством голосов от общего числа долей (ст. 44, 45 ЖК РФ).

Шаг 2. Закрепите ответственного в протоколе

Пример формулировки: «Поручить председателю ТСЖ Ивановой Н.Н. вести журнал входящих и исходящих документов и обеспечить его хранение в течение 5 лет».

Шаг 3. Скачайте бесплатный шаблон

Актуальные бланки в формате Excel и PDF доступны:

• на портале dom.mos.ru (раздел «Документы» → «ТСЖ»);
• в системе Госуслуги → ЖКХ → ТСЖ;
• в базе КонсультантПлюс (доступ по подписке, но есть демо-версии).

Шаг 4. Переведите бумагу в электронику

С 2024 года Росреестр рекомендует использовать ГИС ЖКХ для электронного хранения протоколов и журналов. В личном кабинете ТСЖ можно:

1. Загрузить отсканированные журналы (PDF/A).
2. Прикрепить ЭЦП председателя.
3. Настроить уведомления для собственников по e-mail и СМС.

Ответственность за отсутствие журналов

Согласно ч. 1 ст. 13.20 КоАП РФ, нарушение порядка делопроизводства влечёт административный штраф до 5 000 руб. на председателя и до 50 000 руб. на само ТСЖ. При повторном нарушении может быть назначена дисквалификация на срок до 1 года.

Горячие линии и контакты для консультаций

• Минстрой России
  Тел. горячей линии: +7 (495) -59-08-00
  Сайт: minstroy.gov.ru
• Росреестр – поддержка ГИС ЖКХ
  Тел.: 8 (800) -00-34-34
  Почта: help@rosreestr.ru
• Консультации юристов по ТСЖ/ТСН
  «Адвокатская коллегия «Жилищное право»
  Тел.: +7 (495) -23-45-67
  E-mail: tsj@law.ru
• Бесплатные шаблоны документов
  Портал «Живём в России»
  живемвроссии.рф
• Поддержка пользователей портала Госуслуги
  Тел.: 8 (800) -00-06-76

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли вести журнал в электронном виде полностью без бумаги?

Да, если решением общего собрания утверждена возможность электронного документооборота и все собственники подписали согласие на приём документов в электронной форме (ст. 45.1 ЖК РФ).

Сколько лет хранить журналы?

5 лет – для обычных хозяйственных документов. Документы финансовой отчётности и протоколы общих собраний – 10 лет.

Что делать, если прежний председатель не передавал журналы?

Пишите заявление в полицию (ст. 327 УК РФ – подлог, присвоение документов) и одновременно запрашивайте восстановление данных в ГИС ЖКХ через техподдержку Росреестра.

Чек-лист для председателя ТСЖ «Журнал за 10 минут»

1. Откройте шаблон журнала (Excel).
2. Добавьте вверху логотип ТСЖ и реквизиты (ИНН, ОГРН, адрес дома).
3. Распечатайте 50 листов и прошейте в папку-регистратор.
4. Внесите первую запись: « – Постановка журнала на учёт общим собранием, протокол № 1».
5. Сделайте фото первой страницы и загрузите в ГИС ЖКХ.

Грамотно ведённый журнал товарищества собственников – это:

• доказательство добросовестности перед жильцами и контролирующими органами;
• инструмент контроля за качеством услуг управляющих компаний;
• основа для снижения рисков штрафов и судебных споров.

Важно: начните с простого шаблона и постепенно переведите процесс в электронный вид – сразу станет проще отчитываться перед собственниками и проверяющими органами.