Актуально на 23 марта 2026 г․
Краткий ответ
Если директор сам лично садиться за руль служебного автомобиля и использует его в хозяйственной деятельности организации (везёт товары, оборудование, коллег, пассажиров, корреспондентов и т․ д․), то путевой лист обязателен․
Если машина используется исключительно для личных целей (например, генеральный директор ездит на ней домой и обратно без вовлечения в производственный процесс), то оформлять путевой лист не требуется․
Почему это важно
- Налоговые расходы на ГСМ и амортизацию принимаются к вычету только при наличии первичного документа – путевого листа․
- Штрафы․ Отсутствие листа при проверке ГИБДД грозит 500–1 000 ₽ водителю и 20 000–30 000 ₰ организации (ст․ 12․3 КоАП РФ, ч․ 1, 2)․
- Контролирующие органы (ИФНС, ГИБДД, трудовая инспекция) требуют документального подтверждения всех перемещений служебного транспорта․
Когда оформлять путевой лист директору
| Ситуация | Путевой лист нужен? |
|---|---|
| Директор везёт сотрудников в другой офис с багажом | Да |
| Директор едет на переговоры один, без груза и пассажиров, но за ГСМ хочет списать в расходы | Да (для подтверждения деловой цели) |
| Директор использует машину для личных поездок в выходные | Нет |
| Машина стоит в гараже, не эксплуатируется | Нет |
Минимальный состав обязательных реквизитов (с , приказ Минтранса № 390)
- Дата и время выезда/возвращения․
- Марка, госномер, пробег начальный и конечный․
- Ф․ И․ О․ водителя (в нашем случае – директора) и номер удостоверения․
- Коды (условные обозначения) груза/цели поездки․
- Фактический и нормативный расход ГСМ․
- Подписи:
- выпустившего лист (диспетчер, секретарь, логист);
- медика о допуске к управлению;
- ответственного за эксплуатацию ТС (зав․ гаражом, инженер, главбух);
- самого директора-водителя (при прибытии)․
Кто подписывает путевой лист, если директор управляет сам
Вопрос: «Должен ли директор ставить подпись в графе “Водитель” и в графе “Ответственное должностное лицо” одновременно?»
Ответ: Да, если в штатном расписании он закреплён как ответственное лицо за эксплуатацию транспорта․ Иначе вторую подпись ставит главный инженер, заместитель, руководитель АХО или иное уполномоченное лицо․ Формально одно лицо не может быть одновременно водителем и тем, кто контролирует самого себя, поэтому лучше закрепить эти функции приказом по предприятию․
Как можно оформлять: бумага или ЭДО
- Бумажный бланк – печатается на обычном А4 или в типографии․
- Электронный – заполняется в программе “Контур․Экстерн”, “1С:Автотранспорт”, “СБИС++”, “Тахограф-Онлайн” и подписывается усиленной квалифицированной ЭЦП (достаточно одной ЭЦП директора и одной ЭЦП ответственного лица)․
Шаблон приказа о назначении ответственного за путевые листы
ПРИКАЗ О назначении ответственного лица за эксплуатацию транспортных средств г․ Курган 23 марта 2026 г․ № 15/03-26 В целях соблюдения требований Приказа Минтранса РФ от № 390: Назначить ответственным за техническое состояние, эксплуатацию и оформление путевых листов служебных автомобилей главного инженера Петрова И․ И․ Генеральному директору Сидорову А․ А․ при управлении служебным транспортом обязательно оформлять путевые листы․ Контроль за исполнением возложить на главного бухгалтера Кузнецову Л․ В․ Генеральный директор __________ Сидоров А․ А․
Частые ошибки
- Не ставить подпись медика․ Достаточно один раз в месяц пройти медосмотр и сделать отметку в журнале, но в листе должна быть фраза “Допущен к управлению”․
- Заполнять лист на несколько дней вперёд․ Допускается только при международных или междугородних рейсах сроком до 30 дней․
- Отсутствие норм расхода ГСМ․ Нужно утвердить свои нормы приказом и ежегодно пересматривать․
Контакты для консультаций
- ГИБДД по Курганской области
Тел․: +7 (3522) -5-33-44
Адрес: г․ Курган, ул․ Карбышева, 98 - УФНС России по Курганской области
Тел․: +7 (3522) -4-04-60
Официальный сайт: r66․nalog․ru - КонсультантПлюс Курган
Тел․: ###-###-#### (бесплатная линия)
E-mail: info@consultant․ru - Техподдержка Контур․Экстерн
Тел․: ###-###-####