Бухгалтер ТСЖ (товарищества собственников жилья) несёт ответственность не только за правильность начислений за жилищно-коммунальные услуги, но и за ведение полного комплекта первичной и сводной бухгалтерской документации. Ниже приведён максимально подробный перечень документов, которые обязательно должны быть у бухгалтера ТСЖ, а также краткие пояснения к каждой позиции.
Учредительные и регистрационные документы
- Устав ТСЖ (текущая редакция с протоколом утверждения).
- Свидетельство о постановке на налоговый учёт (ИНН, ОГРН).
- Выписка из ЕГРЮЛ (не старше 30 дней на момент предъявления).
- Протоколы общих собраний собственников, на которых выбирались правление и председатель ТСЖ.
Кадровые документы
Все кадровые документы, касающиеся штатных сотрудников ТСЖ (уборщиков, дворников, инженеров и т.д.):
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
- Личные карточки сотрудников (форма Т-2).
- Штатное расписание (утвержденное приказом председателя).
- Штатное расписание (утвержденное приказом председателя).
- Приказы о приёме, переводе, увольнении.
- Табель учёта рабочего времени и расчётные листки по заработной плате.
- Справки о доходах (2-НДФЛ) и расчёты по страховым взносам (РСВ).
Важно: срок хранения личных дел сотрудников составляет 75 лет!
Бухгалтерская и налоговая отчетность
- Ежемесячная отчётность
- Книга покупок и книга продаж (в электронном виде, если применяется УСН – Книга учёта доходов и расходов).
- Декларации по НДС, налогу на прибыль/УСН/ЕСХН.
- Расчёты по страховым взносам в ИФНС, ПФР и ФСС.
- Годовая отчётность
- Бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах (форма 1 и 2).
- Пояснительная записка к годовой отчётности.
- Расшифровки к счетам 60, 62, 76 (дебиторская и кредиторская задолженность).
- Электронная подпись (ЭЦП) для сдачи отчётности через электронную отчётность (1С-Отчётность, Контур-Экстерн и др.).
Банковские документы
- Договор на расчётный счёт и все дополнительные соглашения.
- Выписки со всех расчётных счетов за последние 5 лет.
- Платёжные поручения (как входящие, так и исходящие) с отметками банка.
- Договоры на эквайринг, если плата от собственников принимается через терминалы или онлайн-кассы.
Реестры и расчётно-платежные документы по ЖКХ
| Наименование | Описание | Форма хранения |
|---|---|---|
| Реестр собственников | ФИО, доля в праве, площадь квартиры/нежилого помещения | Excel/1С/специализированное ПО |
| Лицевые счета | Номер лицевого счета, период, начисления, оплаты, перерасчёты | База данных 1С или РКЦ |
| Тарифы на ЖКУ | Приказ департамента ЖКХ или протокол ОСС | Сканы + оригиналы |
| Акты сверок с РСО | Электро-, тепло-, водо-, газоснабжающие компании | PDF или бумага |
Договоры с контрагентами
- Договоры на вывоз мусора, дератизацию, уборку снега, обслуживание газового оборудования, лифтов и др.
- Акты выполненных работ и счета-фактуры по всем договорам.
- Смета доходов и расходов на текущий год и отчёты о её исполнении.
Техническая документация на МКД
Хотя эти документы обычно хранятся у председателя, бухгалтеру необходимо иметь копии:
- Технический паспорт МКД.
- Данные по ОДПУ (общедомовые приборы учёта) – паспорта, акты поверки, договоры на обслуживание.
- Акты проверок (жилинспекция, Ростехнадзор, прокуратура, МЧС).
Доступы к электронным системам
- Логин и пароль в 1С (или иную учётную систему).
- Ключи ЭЦП (USB-токены) для:
- сдачи отчётности в ФНС, ПФР, ФСС;
- работы в ГИС ЖКХ;
- взаимодействия с РСО через личные кабинеты;
- Личный кабинет в РКЦ (расчётно-кассовый центр) для формирования квитанций.
- Доступ к системе субсидий (например, в Самарской области – «Госуслуги 63»).
Первичные учетные документы
Согласно ФЗ-129 «О бухгалтерском учёте» и ПБУ, каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена первичным документом, содержащим обязательные реквизиты:
- наименование документа и его дата;
- наименование ТСЖ;
- содержание операции и измерители в натуральном и денежном выражении;
- должности и подписи ответственных лиц.
Примеры первички: приходные кассовые ордера (ПКО), расходные кассовые ордера (РКО), акт списания материалов, накладные.
Сроки хранения документов
| Тип документа | Срок хранения |
|---|---|
| Бухгалтерская и налоговая отчётность | 5 лет |
| Личные дела сотрудников, трудовые договора | 75 лет |
| Документы по аттестации рабочих мест | 45 лет |
| Учредительные документы ТСЖ | Постоянно |
Контакты для обращений и консультаций
- ЖКХ-Проф – профессиональные услуги в сфере ЖКХ
Телефон: 8 (812) -27-09-10
Адрес: 199178, Россия, Санкт-Петербург, ул. Конная, д. 13
Сайт: gkhhelp.ru - Центр правового консультирования «ТМ»
Телефон: 7 (812) -27-09-10
Режим работы: пн-пт 9:00–18:00 (МСК) - ФНС России
Телефон горячей линии: 8 (800) -22-22-22
Сайт: nalog.gov.ru - Портал Госуслуг (ГИС ЖКХ)
Сайт: dom.gosuslugi.ru
Если вы только что вступили в должность бухгалтера ТСЖ или готовитесь к передаче дел, рекомендуем сразу формировать комиссию и проводить инвентаризацию – это позволит избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.
© 2026. Все права защищены. Обновлено: .