Штатное расписание – один из важнейших кадровых документов любого товарищества собственников жилья (ТСЖ). Оно фиксирует количество штатных единиц, их должностные наименования, тарифные ставки, надбавки и общую сумму фондов оплаты труда. Правильное составление и своевременное утверждение расписания позволяют избежать конфликтов с собственниками, обеспечить прозрачность расходов и выполнить требования законодательства.

Самое главное помнить, что

штабное расписание ТСЖ утверждается общим собранием собственников и фиксируется приказом директора, а затем регистрируется в бухгалтерии и (при необходимости) в контролирующих органах.

Правовая база

Вопросы составления и утверждения штатного расписания регулируются рядом нормативных актов:

• Жилищный кодекс РФ, ст. 145 – определяет, что штатное расписание ТСЖ утверждает общее собрание собственников.
• Трудовой кодекс РФ, ст. 20 – устанавливает, что локальные нормативные акты (в т.ч. штатное расписание) утверждаются работодателем.
• Приказ Минтруда РФ от № 190н – регламентирует форму и порядок ведения кадровой документации.
• Порядок утверждения штатных расписаний гражданского персонала подведомственных Федеральному агентству специального строительства (Спецстрой России) федеральных бюджетных учреждений (КонсультантПлюс, 2025‑09‑22) – применяется к ТСЖ, получающим субсидии из бюджета.
• Локальные уставные документы ТСЖ (устав, регламент собраний, положение об оплате труда).

Этапы утверждения штатного расписания

1. Подготовка проекта расписания

   Ответственность за подготовку проекта обычно возлагается на руководителя ТСЖ или управляющую компанию. В проекте указываются:

   • Наименование должностей и количество штатных единиц;
   • Тарифные ставки, надбавки, премии;
   • Общая сумма фондов оплаты труда (ФОТ) за месяц;
   • Ссылка на должностные инструкции и положение об оплате труда.

   Для оформления удобно использовать унифицированный бланк Т‑3, утверждённый Госкомстатом, либо собственный шаблон ТСЖ.

2. Согласование с руководством ТСЖ

   Проект обсуждается с директором ТСЖ, главным бухгалтером и, при наличии, с юридическим консультантом. На этом этапе проверяется соответствие:

   • Бюджетным ограничениям;
   • Требованиям субсидирующего органа (если ТСЖ получает субсидию Спецстрой России);
   • Требованиям Трудового кодекса.

   После согласования в проекте вносятся необходимые правки и готовится приказ о подготовке к утверждению.

3. Проведение общего собрания собственников

   Согласно ст. 145 Жилищного кодекса, именно общее собрание имеет право утвердить штатное расписание. На собрании необходимо:

   • Предоставить собственникам копию проекта расписания;
   • Разъяснить расчёт ФОТ и обоснование каждой штатной единицы;
   • Ответить на вопросы собственников.

   Решение принимается голосованием (простой большинством присутствующих) и фиксируется в протоколе собрания.

4. Оформление приказа об утверждении

   На основании протокола директор ТСЖ издаёт приказ, в котором указываются:

   • Номер и дата приказа;
   • Основание – протокол общего собрания от ___;
   • Перечень утверждённых позиций (должности, количество, ставки, надбавки);
   • Подписи директора, главного бухгалтера и (при необходимости) кадровика.

   Образец приказа (см. ниже) поможет оформить документ без ошибок.

5. Регистрация и передача в бухгалтерию

   После подписания приказа:

   • Копию приказа и штатное расписание помещают в кадровое дело ТСЖ;
   • Бухгалтерия вносит изменения в расчёт фонда оплаты труда;
   • Если ТСЖ получает субсидию, расписание передаётся в контролирующий орган (например, в региональное отделение Спецстрой России) в течение 10 рабочих дней.

6. Информирование работников и собственников

   Все сотрудники ТСЖ получают копию приказа и расписания, а собственники – копию протокола собрания и приказа (по запросу или в рамках ежегодного отчёта).

Очень важно

Соблюдать сроки подачи документов в контролирующие органы, иначе может возникнуть риск возврата субсидий или штрафов за несоблюдение нормативных требований.

Образец штатного расписания (упрощённый)

Типовой приказ об утверждении штатного расписания

Приказ № ___
от "__" ___________ 2026 г.

О УТВЕРЖДЕНИИ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ ТСЖ

В соответствии с протоколом общего собрания собственников от "__" ___________ 2026 г.,
на основании положения ТСЖ "_________" о порядке формирования и утверждения штатного расписания,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить штатное расписание ТСЖ на 2026 год в приложении к настоящему приказу.
Внести изменения в расчет фондов оплаты труда в бухгалтерию ТСЖ.
Разослать копию приказа всем сотрудникам ТСЖ и разместить его в информационном стенде ТСЖ.
Осуществить передачу утверждённого расписания в региональное отделение Спецстрой России (при получении субсидий) в срок до "__" ___________ 2026 г.

Контроль за исполнением приказа возлагается на главного бухгалтера ТСЖ.
Директор ТСЖ _______________________/ФИО/
Главный бухгалтер ___________________/ФИО/
Кадровик (при наличии) ____________/ФИО/

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по подготовке, согласованию или утверждению штатного расписания, можете обратиться в следующие организации:

• Юридический центр «Жилищный Партнер» – консультации по Жилищному кодексу и Трудовому законодательству.
  Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
  Email: info@zhilpartner.ru
• Региональное отделение Спецстрой России – проверка соответствия штатного расписания требованиям субсидирующего органа.
  Тел.: +7 (495) -23‑98‑76
  Email: spcstroy@regional.gov.ru
• Государственная инспекция труда – вопросы соблюдения Трудового кодекса.
  Тел.: +7 (495) -11‑22‑33
  Email: itd@gosinspectorat.ru
• Ассоциация управляющих компаний «Управдом» – помощь в составлении должностных инструкций и расчёте ФОТ.
  Тел.: +7 (495) -22‑45‑55
  Email: support@uprdom.ru

Утверждение штатного расписания ТСЖ – процесс, требующий чёткого соблюдения законодательных требований и внутренней процедуры ТСЖ. Правильно оформленный документ обеспечивает:

• Прозрачность расходов на оплату труда;
• Снижение риска правовых конфликтов;
• Соответствие требованиям субсидирующих органов.

Следуя приведённому выше алгоритму и используя образцы документов, вы сможете быстро и без ошибок утвердить штатное расписание вашего ТСЖ.